결혼식 2차 회비 정하기, 총무가 적자를 안 내는 계산

결혼식 2차를 맡았을 때 가장 무서운 건 당일 진행이 아닙니다. 모은 회비가 지불액에 못 미쳐서 차액을 총무가 자기 카드로 메우는 일입니다.

게다가 이 적자는 실수를 해서 생기는 게 아닙니다. 회비를 정하는 방식이 인원이라는 전제에 기대고 있고, 그 전제가 당일에 어긋나기 때문입니다. 하나씩 풀어 보겠습니다.

🥂 적자는 인원이 아니라 고정비에서 생긴다

2차의 지출은 성질이 다른 두 가지로 나뉩니다. 인원에 비례해 늘어나는 것과, 몇 명이 오든 변하지 않는 것입니다.

음식과 음료는 앞쪽입니다. 참석자가 줄면 지불액도 줍니다. 반면 대관료, 경품, 꽃 장식, 음향이나 프로젝터 사용료는 뒤쪽이라 30명이든 40명이든 같은 금액이 나갑니다.

적자는 이 뒤쪽에서 생깁니다. 회비를 「지출 합계 ÷ 예상 인원」으로 정하면 고정비까지 인원으로 나눠버리게 됩니다. 한 사람이 빠질 때마다 그 사람이 부담했어야 할 고정비 몫이 그대로 구멍이 됩니다.

🧮 손익분기 인원을 먼저 구한다

고정비 130만 원, 1인당 음식과 음료가 35,000원인 자리에서 회비를 70,000원으로 정했다고 합시다.

지출은 1,300,000 + 35,000 × 인원으로 계산했습니다. 40명이면 270만 원, 35명이면 252만 5천 원, 30명이면 235만 원입니다.

회비 70,000원 중 35,000원은 그 사람의 음식과 음료로 사라지므로 고정비에 돌릴 수 있는 건 1인당 35,000원뿐입니다. 1,300,000 ÷ 35,000 = 37.1이므로 38명을 밑도는 순간 적자가 됩니다. 40명을 예상한 자리는 세 명만 빠져도 적자권에 들어가는 설계였던 셈입니다.

이 한 줄을 미리 계산해 두면 회비를 정하는 논의가 확 짧아집니다. 몇 명까지 줄어도 버틸 수 있는지가 숫자로 나오기 때문입니다.

🎫 회비는 예상의 8할로 나눠서 정한다

대책은 단순합니다. 고정비를 나누는 인원을 예상보다 적게 잡는 것입니다. 기준은 8할입니다.

40명을 예상하는 자리라면 고정비 130만 원을 32명으로 나눕니다. 1,300,000 ÷ 32 = 40,625원. 여기에 1인당 변동비 35,000원을 더하면 75,625원이고, 떨어지기 좋은 75,000원이 회비가 됩니다. 이 설정이면 손익분기는 1,300,000 ÷ 40,000 = 32.5로 33명까지 내려가서, 일곱 명이 빠져도 버팁니다.

회비를 1,000원 단위까지 잘게 정하지 마세요. 접수에서 거스름돈이 생기면 당일 인력이 거기에 묶입니다. 5,000원 단위로 반올림하고 반올림한 차액은 흑자 쪽으로 넘기는 것이 원칙입니다.

남은 흑자는 돌려주지 않아도 됩니다. 환급은 인원수만큼 수작업이 생깁니다. 경품을 하나 더 넣거나, 2차 사진을 앨범으로 만들거나, 주인공 선물에 얹는 식으로 그 자리에서 다 쓰세요. 연명 선물을 따로 준비하고 있다면 회비 걷는 순서를 분리해 두어야 회계가 섞이지 않습니다.

🚫 불참, 당일 참가, 총무의 몫

회비제 자리에서 마지막까지 시끄러운 건 당일의 증감 처리입니다. 셋 다 모집 문구에서 미리 정할 수 있습니다.

불참은 장소에 인원을 알리는 날을 기준으로 삼습니다. 「목요일 18시에 인원을 확정하므로 이후의 취소는 회비를 받습니다」라고 적어둡니다. 이 한 줄이 있느냐 없느냐로 당일 연락의 무게가 완전히 달라집니다. 근거와 전달 방법은 노쇼의 취소 비용은 누가 내는가에 정리해 두었습니다.

당일 참가는 원칙적으로 받아도 됩니다. 고정비가 회수된 뒤라면 한 명 늘 때마다 회비와 변동비의 차액만큼 흑자가 늘어납니다. 다만 음식 추가가 안 되는 장소도 있으니, 접수에서 「음식이 모자랄 수 있다」고만 전하면 됩니다.

총무 본인의 회비는 처음에 정해서 전원에게 알리세요. 총무를 무료로 하는 자리도 있고 전원과 같은 금액을 내는 자리도 있습니다. 어느 쪽이든 상관없지만, 정하지 않고 시작하면 당일 집계에서 자기 몫을 어떻게 다룰지 헤매게 됩니다. 자리 전체의 진행은 회식 정산 완전 가이드가 쓸 만합니다.

❓ 자주 묻는 질문

Q. 회비를 신랑 신부에게 부담시켜도 되나요? 회비제 2차에서 주인공은 초대받는 쪽이므로 원칙적으로 내지 않습니다. 다만 경품이나 꽃 장식을 더 좋게 하고 싶다는 요청이 본인들에게서 나온 경우에는 그 차액만 부담하게 하는 형태가 이치에 맞습니다. 누가 무엇을 부담했는지는 기록으로 남겨두세요.

Q. 접수에서 돈을 받는 사람은 몇 명 필요한가요? 40명 규모면 두 명입니다. 한 명은 회비 수령, 한 명은 명단 확인에만 집중합니다. 혼자 겸하면 줄이 생겨서 시작 시각이 밀립니다. 거스름돈용 소액 지폐를 넉넉히 준비하면 줄이 멈추지 않습니다.

Q. 결제를 총무 카드로 먼저 해도 괜찮을까요? 금액과 회수 전망이 서 있다면 문제없습니다. 다만 장소에 대한 지불이 당일이 아니라 며칠 뒤인 경우에는 모은 현금을 며칠 들고 다니게 됩니다. 그 기간만큼은 금액과 보관 장소를 공동 총무에게도 공유해 두세요.

Q. 2차의 수지를 참석자에게 공개하나요? 흑자가 났을 때만 쓰임새를 한 줄로 전하면 충분합니다. 수지 내역을 다 내놓으면 항목마다 의견이 붙어 이야기가 길어집니다. 어디에 썼는지 알 수 있으면 투명성으로는 충분합니다.