송년회 회비와 찬조금, 총무가 헷갈리는 돈의 흐름 정리

평소 모임이라면 돈이 들어오는 곳은 참석자 회비 하나뿐입니다. 가게에 낸 금액을 인원수로 나누면 정산이 끝납니다.

송년회는 다릅니다. 부장님이 찬조금을 건네고, 회사에서 지원금이 나오고, 빙고 경품은 총무가 미리 사 두었습니다. 들어오는 돈도 나가는 돈도 여러 갈래라서, 모임이 끝나고 나면 지갑 속 금액이 맞지 않게 됩니다.

가게 고르기, 당일 진행, 끝자리 처리는 회식 총무 정산 완전 가이드에 정리했습니다. 이 글에서는 송년회에만 있는, 회비 이외의 돈을 다루는 법만 봅니다.

찬조금은 쓰는 곳에 따라 보이는 모습이 달라진다

찬조금은 윗사람이 모임을 위해 내 주는 돈입니다. 받으면 건배 전후에 ”○○ 부장님께서 찬조금을 주셨습니다” 하고 이름을 소개하며 감사 인사를 하는 것이 보통입니다. 금액은 굳이 밝히지 않습니다.

쓰는 방법은 크게 세 가지입니다. 1차 회비를 모두 똑같이 낮추기, 경품에 쓰기, 2차 비용에 보태기. 어느 쪽도 틀리지 않지만, 참석자들이 받는 인상은 꽤 다릅니다.

회비를 낮추는 방법이 가장 공평합니다. 다만 20명 모임에 20만 원이 들어와도 회비는 1인당 1만 원 내려갈 뿐입니다. 그 차이를 알아채는 사람은 많지 않습니다. 찬조금을 낸 사람의 마음이 회비 속에 녹아 보이지 않게 된다는 것이 이 방법의 약점입니다.

경품에 쓰면 찬조금이 눈에 보이는 형태가 됩니다. 가장 좋은 경품에 “부장님 상”이라고 이름을 붙이면, 누구의 돈으로 무엇을 샀는지 모두에게 전해집니다. 금액을 밝히지 않고도 감사를 표현할 수 있어서, 금액을 말하지 않는 관례와도 잘 맞습니다.

2차에 보태는 경우에는 1차만 하고 귀가하는 사람이 혜택을 받지 못한다는 점을 기억해 두세요. 찬조금은 모임 전체에 준 돈이므로, 일부만 쓰게 되는 방식이라면 낸 사람에게 한마디 확인해 두는 편이 안전합니다.

찬조금을 낸 사람의 회비는 어떻게 할까

헷갈리기 쉬운 것이 찬조금을 낸 윗사람 본인의 회비입니다. 찬조금과 별도로 회비도 내는 사람이 있는가 하면, 찬조금 안에 자기 회비가 포함되어 있다고 생각하는 사람도 있습니다.

여기는 짐작으로 정하지 않는 편이 좋습니다. 받는 자리에서 “회비는 평소대로 받아도 될까요?” 하고 여쭤보면 상대도 답하기 쉽고, 나중에 정산을 설명할 때도 곤란하지 않습니다.

회사 지원금은 조건부터 확인한다

회사나 부서에서 지원금이 나올 때는 쓰는 조건이 붙어 있는 경우가 있습니다. 지원 대상이 정직원뿐인지, 파견직이나 외주 인력도 포함되는지. 1인당 상한은 얼마인지. 영수증이나 증빙은 어떻게 처리해야 하는지.

이런 것들은 가게를 예약하기 전에 경영지원팀이나 상사에게 물어 둡니다. 모임이 끝난 뒤에 증빙을 다시 받는 것은 번거롭고, 대상이 아닌 사람이 있다는 것을 알게 되면 그 사람의 회비만 지원금 없이 다시 계산해야 합니다.

지원 대상에 포함되지 않는 사람이 있는 모임에서는 그 사람의 회비가 다른 사람보다 높아집니다. 회사 규정이니 총무가 마음 쓸 일은 아니지만, 금액 차이를 미리 본인에게 알려 두면 당일 회비를 걷을 때 설명하지 않아도 됩니다.

경품비는 총무가 먼저 내는 돈이 되기 쉽다

경품은 모임 전에 사 두어야 하므로 대개 총무가 자기 돈으로 먼저 냅니다. 그리고 당일에는 진행에 쫓겨 정산할 때쯤이면 경품비를 잊어버립니다.

산 그 자리에서 영수증을 찍고 금액을 기록해 두는 것이 가장 확실합니다. 경품 예산을 찬조금으로 충당할지, 지원금에서 낼지, 회비에 얹을지도 사기 전에 정해 둡니다. 사고 난 뒤에 재원을 찾으면 총무가 차액을 떠안는 결과가 되기 쉽습니다.

불참한 사람에게 경품비를 청구하는 일은 거의 없습니다. 인원이 줄어도 경품 수를 바꾸지 않는다면, 그만큼은 참석자 부담이 됩니다. 당일 불참자가 생겼을 때 가게 비용을 어떻게 할지는 당일 노쇼 위약금은 누가 낼까?에서 정리했습니다.

20명 송년회로 계산해 보기

1인 5만 원 코스를 20명으로 예약하고, 경품을 15만 원어치 준비한 모임으로 생각해 봅니다. 부장님이 찬조금 20만 원을 주셨고, 회사에서는 1인당 2만 원의 지원금이 전원분 나온다고 하겠습니다.

드는 돈은 가게 100만 원과 경품 15만 원으로 합계 115만 원입니다. 여기서 지원금 40만 원을 빼면 75만 원이 남습니다.

회비를 낮추는 방법에서는 75만 원에서 찬조금 20만 원을 뺀 55만 원을 20명이 나눠 1인 27,500원이 됩니다. 경품과 2차에 쓰는 방법에서는 경품비가 찬조금에서 나가므로, 가게 비용에서 지원금을 뺀 60만 원을 20명이 나눠 1인 30,000원입니다.

두 방법의 차이는 1인당 2,500원뿐입니다. 그렇다면 찬조금의 마음이 눈에 보이는 쪽을 고르는 것도 충분히 합리적인 판단입니다.

기록은 돈이 나온 곳별로 나눠 둔다

송년회 정산을 설명하기 어려워지는 것은 회비·찬조금·지원금·경품비가 한 지갑에서 섞이기 때문입니다. 반대로 돈이 나온 곳별로 기록이 나뉘어 있으면, 누가 물어도 숫자로 답할 수 있습니다.

Evere로 관리한다면 찬조금과 지원금으로 충당하지 못한 금액을 참석자끼리 나누는 지출로 등록하고, 전원을 참가자로 해서 균등으로 나눕니다. 찬조금과 지원금의 금액과 쓰임새는 지출 메모에 적어 두면, 내년 총무에게 인수인계할 때도 그대로 넘길 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 찬조금을 받은 뒤 인사는 어떻게 하면 되나요? 당일 소개와 감사 인사에 더해, 다음 근무일에 총무가 한마디 전하면 충분합니다. 선물로 답례할 필요는 없습니다. 경품에 썼다면 무엇을 샀는지 함께 말씀드리면 좋아하십니다.

Q. 찬조금이 남으면 어떻게 하나요? 2차나 내년 모임으로 넘기는 경우가 많지만, 쓰임새를 총무 혼자 정하지 말고 낸 분께 알려 두면 안심입니다. 회비에서 빼서 돌려주는 방법도 있지만, 20명으로 나누면 몇천 원이라 수고가 더 큽니다.

Q. 지원 대상이 아닌 사람이 있을 때, 다른 참석자가 차액을 나눠 내야 하나요? 정해진 규칙은 없습니다. 인원이 적으면 모두의 회비를 맞추려고 차액을 고르게 나누는 모임도 있습니다. 다만 그것은 회사 지원금의 취지와는 별개의 판단이므로, 나눌지 말지는 참석자에게 한 번 물어보는 편이 뒤탈이 없습니다.

Q. 경품을 너무 많이 사서 남았다면? 다음 모임 경품으로 돌리거나 총무 판단으로 참석자에게 나눠 줍니다. 남은 경품값을 누군가에게 청구하기는 어려우니, 예산은 상한으로 미리 정해 두는 것이 확실합니다.