당일 노쇼 위약금은 누가 낼까? 총무를 위한 청구법

10명으로 예약한 가게에 당일 여덟 명만 왔습니다. 음식은 10인분으로 확정되어 있고 가게에 낼 금액은 달라지지 않습니다. 이 차액을 어떻게 할지가 총무에게 가장 마음 무거운 장면입니다.

대개 이 차액은 아무에게도 청구되지 않은 채 총무가 삼킵니다. 전원에게 50,000원씩 걷고 모자란 10만 원을 자기 카드로 메웁니다. 흔한 마무리입니다.

🚫 조용히 떠안으면 다음에도 똑같이 생깁니다

총무가 차액을 부담하면 그 자리는 둥글게 끝납니다. 아무도 불쾌하지 않으니 좋은 판단처럼 보입니다.

그런데 그 처리는 다음 모임으로 그대로 넘어갑니다. 취소에 비용이 든다는 사실이 아무에게도 전달되지 않으니 다음에도 같은 수의 결석이 나옵니다. 게다가 그때는 총무가 다른 사람으로 바뀌어 있고, 그 사람이 또 같은 금액을 떠안습니다.

그러니 청구할지 말지는 그날의 손익 문제가 아닙니다. 이 모임을 몇 년이고 이어 가기 위한 구조의 문제입니다.

📅 언제까지 무료인지를 처음에 뿌립니다

위약금 청구가 껄끄러워지는 이유는 대개 미리 말하지 않았기 때문입니다. 당일에 처음으로 위약금이 나오니 내달라고 하면 뒷북처럼 들립니다.

공지는 모집하는 시점에 한 줄이면 충분합니다. 가게 규정을 그대로 적는 게 가장 쉽습니다. 3일 전까지 무료, 이후는 전액이라고 가게가 정해 뒀다면 그대로 전합니다. 내가 정한 규칙이 아니라 가게 규정으로 전하면 총무가 깐깐한 사람으로 보이지 않습니다.

참석 답변을 받을 때도 마감을 가게에 인원을 알리는 날에 맞춰 두면 이 설명이 자연스러워집니다. 인원 확정일이 지난 뒤의 변경은 비용이 움직인다는 형태가 전원에게 전달됩니다.

💬 당일에 못 온다는 연락이 왔을 때

연락이 온 시점에 돌려줄 말을 정해 두면 헤매지 않습니다. 길게 쓸 필요 없이 사실만 전합니다.

몸이 안 좋거나 급한 일이라는 연락에는 먼저 걱정을 전한 뒤, 인원은 이미 가게에 넘겼다는 것만 덧붙입니다. 청구할지를 그 자리에서 정하지 않아도 됩니다. 끝나고 정산해서 연락드릴게요에서 한 번 끊는 편이 감정이 실린 상태에서 금액 이야기를 하는 것보다 안전합니다.

모임이 끝난 뒤 전원에게 같은 형식으로 금액을 보냅니다. 결석자에게만 개별로 청구하면 몰아세우는 것처럼 보이지만, 전원에게 보내는 집계 안에 결석자 줄이 있을 뿐이면 그냥 사실이 됩니다.

⚖️ 본인 부담이냐 전원 분담이냐

처리 방식은 세 가지입니다. 결석자가 자기 몫을 전액 내거나, 참석자끼리 다시 나누거나, 그 중간에서 절반씩 하거나입니다.

논리가 가장 잘 통하는 건 본인 부담입니다. 인원을 확정시킨 건 본인의 답변이고, 그 답변에 근거해 가게가 재료를 준비했습니다. 참석자가 부담을 늘릴 이유는 어디에도 없습니다.

참석자끼리 다시 나누는 형태는 실무에서 말을 못 꺼낸 결과로 선택되는 경우가 많습니다. 다만 참가비를 미리 걷지 않은 모임에서는 결석자에게 회수하는 수고가 현실적이지 않을 때도 있습니다. 그럴 땐 솔직하게 이 형태를 고르는 편이 못 받을 청구를 세우는 것보다 건강합니다.

절반은 몸이 아픈 것처럼 피할 수 없는 사정일 때 쓰입니다. 탓하는 모양이 되지 않으면서 비용이 발생했다는 사실은 남길 수 있어서, 계속 이어지는 모임에서는 다루기 쉬운 선택이 됩니다.

🧮 10명 예약에 두 명이 빠졌을 때

1인 50,000원 코스를 10명으로 예약하고 당일 두 명이 빠진 모임으로 비교합니다. 가게에 낼 총액은 500,000원으로 변하지 않습니다.

어느 방식이든 합계는 500,000원입니다. 본인 부담이면 8 × 50,000 + 2 × 50,000, 참석자 재분배면 8 × 62,500, 절반이면 8 × 56,250 + 2 × 25,000으로 모두 500,000원입니다.

주목할 점은 어느 방식을 골라도 총무가 자기 돈을 쓰지 않을 수 있다는 것입니다. 총무가 떠안는 형태는 이 표 어디에도 없습니다. 그건 처리 방식이 아니라 정하지 않은 결과로 생깁니다.

Evere로 관리한다면 코스 값을 한 건 올리고 부담할 사람과 금액을 지정하면 위 세 가지 어느 것이든 그대로 만들 수 있습니다. 회수 연락은 친구에게 돈 돌려달라고 말하는 법, 모임 전체 진행은 회식 정산 완전 가이드에 정리했습니다.

❓ 자주 묻는 질문

Q. 결석자가 안 갔는데 내는 건 이상하다고 하면요? 가게 규정을 보여 주세요. 총무의 판단이 아니라 취소 기한을 넘긴 예약에 대해 가게가 청구하는 금액이라는 걸 알면 대개 납득합니다. 논쟁이 되는 건 근거가 총무의 의견이라고 여겨질 때입니다.

Q. 참가비를 미리 걷으면 해결되나요? 회수 문제는 거의 해결됩니다. 다만 선불로 하면 총무가 남의 돈을 맡아 관리하는 부담이 늘어납니다. 인원이 많은 모임이나 참석이 불확실한 모임만 선불로 하는 식의 구분이 현실적입니다.

Q. 2차에 안 간 사람도 1차 위약금을 내나요? 1차에 참석했다면 그 사람은 취소한 게 아닙니다. 위약금은 예약 인원에 포함됐는지로 정해지므로 2차 참석 여부와는 무관합니다. 2차는 별개의 모임으로 세우는 편이 이런 혼선을 막습니다.

Q. 총무 본인이 당일에 못 가게 되면요? 총무도 참가자 중 한 명이니 처리는 같습니다. 다만 회계를 맡은 사람이 현장에 없는 상태는 피하고 싶으니, 대신 걷고 결제할 사람을 먼저 정하고 금액 기록을 공유해 두세요.