งานเลี้ยงหลังงานแต่ง ตั้งค่าบัตรอย่างไรไม่ให้ขาดทุน

พอเพื่อนยกงานเลี้ยงหลังงานแต่งมาให้ดูแล สิ่งที่น่ากลัวที่สุดไม่ใช่การคุมงานในวันนั้น แต่คือ เงินค่าบัตรไม่พอจ่าย แล้วส่วนต่างไปลงที่บัตรเครดิตของคนจัดเอง

ที่แย่กว่านั้นคือส่วนที่ขาดนี้ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาด มันเกิดเพราะวิธีตั้งราคาบัตรอิงอยู่กับจำนวนคนที่คาดไว้ แล้วจำนวนคนก็ขยับในวันงาน เรามาถอดความเสี่ยงนี้ออกทีละชั้น

🥂 การขาดทุนเกิดจากต้นทุนคงที่ ไม่ใช่จำนวนคน

รายจ่ายของงานเลี้ยงแยกเป็นสองประเภทที่ต่างกัน อย่างหนึ่งเพิ่มตามจำนวนแขก อีกอย่างเท่าเดิมไม่ว่าใครจะมา

อาหารและเครื่องดื่มเป็นแบบแรก คนน้อยลงบิลก็น้อยลง ส่วนค่าเหมาสถานที่ ของรางวัล ดอกไม้ และค่าเครื่องเสียงหรือโปรเจ็กเตอร์เป็นแบบที่สอง ซึ่งคิดเท่ากันทั้งที่ 30 คนและ 40 คน

การขาดทุนเกิดจากกลุ่มหลังนี้ ถ้าตั้งราคาบัตรด้วยการเอารายจ่ายรวมหารจำนวนคนที่คาด เท่ากับเอาต้นทุนคงที่ไปหารด้วยจำนวนคนไปด้วย ทุกคนที่หายไปพาส่วนแบ่งต้นทุนคงที่ของตัวเองไปด้วย และส่วนแบ่งนั้นก็กลายเป็นรู

🧮 หาจุดคุ้มทุนเป็นจำนวนคนก่อน

สมมติงานที่มีต้นทุนคงที่ 13,000 บาท ค่าอาหารและเครื่องดื่มหัวละ 350 บาท และตั้งบัตรไว้ 700 บาท

รายจ่ายคำนวณจาก 13,000 + 350 × จำนวนคน จึงได้ 27,000 บาทที่ 40 คน 25,250 บาทที่ 35 คน และ 23,500 บาทที่ 30 คน

ในบัตรใบละ 700 บาท มี 350 บาทที่หายไปกับอาหารและเครื่องดื่มของคนนั้นเอง เหลือไปลงต้นทุนคงที่ได้หัวละ 350 บาท เมื่อ 13,000 ÷ 350 = 37.1 จึงแปลว่า พอคนมาต่ำกว่า 38 เมื่อไร งานก็ติดลบทันที งานที่วางแผนไว้ที่ 40 คน จึงห่างจากการขาดทุนแค่การยกเลิกสามคน

การคำนวณบรรทัดนี้ไว้ก่อนทำให้การถกเรื่องราคาบัตรสั้นลงมาก เพราะพูดออกมาได้เลยว่าคนลดลงได้ถึงเท่าไรโดยไม่มีใครต้องควักเพิ่ม

🎫 หารด้วย 80% ของจำนวนที่คาดไว้

ทางแก้ง่ายมาก ให้หารต้นทุนคงที่ด้วยจำนวนคนที่น้อยกว่าที่คาด ค่ามาตรฐานที่ใช้ได้คือแปดสิบเปอร์เซ็นต์

ถ้าคาดไว้ 40 คน ให้เอา 13,000 บาทหารด้วย 32 ได้ 406.25 บาท บวกค่าผันแปรหัวละ 350 บาท เป็น 756.25 บาท ปัดเป็น 750 บาทก็คือราคาบัตร ด้วยการตั้งแบบนี้ จุดคุ้มทุนกลายเป็น 13,000 ÷ 400 = 32.5 หรือ 33 คน ขาดไปเจ็ดคนก็ยังไหว

อย่าตั้งราคาละเอียดถึงหลักสิบ การต้องทอนเงินหน้างานกินเวลาของทีมในจังหวะที่ต้องการคนมากที่สุด ปัดเป็นหลักห้าสิบ และ ปัดไปทางที่เหลือเป็นบวกเสมอ

ส่วนที่เหลือเป็นบวกก็ไม่ต้องคืน การคืนเงินสร้างงานเท่าจำนวนแขก ให้เพิ่มของรางวัลอีกชิ้น ทำอัลบั้มรูปของคืนนั้น หรือสมทบเข้ากับของขวัญให้คู่บ่าวสาว แล้วใช้ให้หมดในคืนนั้นเลย ถ้ามีของขวัญที่ลงขันกันแยกอยู่แล้ว ให้แยกการเก็บเงินก้อนนั้นออกไปคนละบัญชี ตัวเลขจะได้ไม่ปนกัน

🚫 คนไม่มา คนมาหน้างาน และส่วนที่คนจัดรับเอง

เรื่องสุดท้ายที่คนถกเถียงกันคือการเปลี่ยนแปลงในวันงาน ทั้งสามกรณีตกลงได้ตั้งแต่ในข้อความเชิญ

กรณีไม่มา ให้ยึดวันที่ต้องยืนยันจำนวนกับทางร้าน เขียนไว้ว่า「ยืนยันจำนวนวันพฤหัสหกโมงเย็น หลังจากนั้นถ้ายกเลิกยังต้องจ่ายค่าบัตร」การมีหรือไม่มีบรรทัดนี้ทำให้น้ำหนักของข้อความในวันงานต่างกันคนละเรื่อง เหตุผลและวิธีสื่อสารอยู่ในค่ายกเลิกเมื่อมีคนเบี้ยวนัด ใครรับผิดชอบ

คนมาหน้างานโดยทั่วไปรับได้เลย เมื่อต้นทุนคงที่ถูกเก็บครบแล้ว แขกที่เพิ่มมาแต่ละคนเพิ่มส่วนต่างระหว่างค่าบัตรกับค่าผันแปรเข้ามาเป็นบวก เพียงแต่บางที่เพิ่มอาหารกะทันหันไม่ได้ ก็บอกตรงจุดลงทะเบียนไว้ว่าอาหารอาจไม่ทั่วถึง เท่านั้นพอ

ส่วนค่าบัตรของคนจัดเอง ให้ตัดสินตั้งแต่ต้นแล้วบอกทุกคน บางงานยกเว้นให้คนจัด บางงานให้จ่ายเท่ากับทุกคน แบบไหนก็ได้ แต่ถ้าไม่ตัดสินไว้ก่อน จะไปนั่งลังเลตอนนับเงินตอนดึก ส่วนการคุมลำดับงานทั้งหมด อ่านได้ที่คู่มือปิดยอดสำหรับคนจัดงานเลี้ยง

❓ คำถามที่พบบ่อย

Q. ขอให้บ่าวสาวช่วยออกได้ไหม ในงานแบบเก็บค่าบัตร บ่าวสาวคือผู้ถูกเชิญ โดยหลักจึงไม่ต้องจ่าย แต่ถ้าเจ้าตัวเป็นฝ่ายขอให้ของรางวัลหรือดอกไม้หรูขึ้น การให้รับผิดชอบเฉพาะส่วนต่างนั้นก็มีเหตุผลรองรับ ไม่ว่าทางไหนให้บันทึกไว้ว่าใครออกอะไร

Q. จุดลงทะเบียนต้องใช้กี่คน งานขนาด 40 คนใช้สองคน คนหนึ่งรับเงิน อีกคนเช็กรายชื่อ ถ้าควบคนเดียวจะเกิดคิวและทำให้เวลาเริ่มงานเลื่อน เตรียมแบงก์ย่อยไว้มากกว่าที่คิด แล้วคิวจะไม่หยุด

Q. จ่ายค่าสถานที่ด้วยบัตรของคนจัดไปก่อนได้ไหม ได้ ถ้ายอดและการเก็บคืนชัดเจนทั้งคู่ ที่ต้องระวังคือกรณีที่ร้านวางบิลอีกหลายวันให้หลัง เพราะเท่ากับต้องถือเงินสดของทุกคนไว้ในช่วงนั้น อย่างน้อยให้บอกคนจัดร่วมว่ามีอยู่เท่าไรและเก็บไว้ที่ไหน

Q. ต้องเปิดเผยบัญชีรับจ่ายให้แขกดูไหม เปิดเฉพาะตอนที่มีเงินเหลือ และบอกแค่บรรทัดเดียวว่าเอาไปใช้อะไรก็พอ ถ้าลงรายการทั้งหมด จะมีความเห็นต่อทุกบรรทัดจนเรื่องยืดไปหลายวัน แค่รู้ว่าเงินไปไหนก็เพียงพอสำหรับความโปร่งใสในงานแบบนี้แล้ว