งานเลี้ยงปีใหม่ของแผนก จัดการเงินหัวหน้าสมทบ งบบริษัท และของรางวัล

งานเลี้ยงทั่วไป เงินมีทางเข้าทางเดียว คือเงินที่แต่ละคนจ่าย เอายอดของร้านมาหารจำนวนคนก็จบ

งานเลี้ยงปีใหม่ของแผนกไม่ง่ายแบบนั้น หัวหน้าฝากเงินสมทบมา บริษัทให้งบ ส่วนของรางวัลจับฉลาก คนจัดงานก็ออกเงินซื้อไปก่อนตั้งแต่สัปดาห์ที่แล้ว เงินที่เข้ามาและเงินที่ออกไปมีหลายทาง พอจบงานยอดเงินในมือจึงไม่ตรงกัน

การเลือกร้าน การดูแลงานในวันนั้น และการจัดการเศษเงิน อยู่ในคู่มือคนจัดงานเลี้ยงฉบับสมบูรณ์ แล้ว บทความนี้จะพูดเฉพาะเงินที่มีแค่ในงานเลี้ยงปีใหม่ คือเงินทุกอย่างที่ไม่ใช่ค่างานของผู้ร่วมงาน

เงินที่หัวหน้าสมทบ ใช้ตรงไหนก็ให้ความรู้สึกต่างกัน

เมื่อหัวหน้าให้เงินสมทบงานเลี้ยง ธรรมเนียมทั่วไปคือขอบคุณโดยเอ่ยชื่อตอนเริ่มงาน เช่น “ขอขอบคุณคุณ○○ที่สนับสนุนงานเลี้ยงวันนี้” โดยไม่ต้องบอกจำนวนเงิน

วิธีใช้มีหลัก ๆ สามแบบ คือลดค่างานของทุกคนลงเท่ากัน เอาไปซื้อของรางวัล หรือเก็บไว้สำหรับร้านที่สอง ไม่มีแบบไหนผิด แต่คนที่มาร่วมงานจะรู้สึกต่างกันมาก

การลดค่างานยุติธรรมที่สุด แต่งานเลี้ยง 20 คนได้เงินสมทบ 4,000 บาท ค่างานก็ลดลงแค่คนละ 200 บาท ซึ่งมีคนสังเกตไม่มาก น้ำใจของหัวหน้าจะละลายหายไปในค่างาน นี่คือจุดอ่อนของวิธีนี้

ถ้าเอาไปซื้อของรางวัล เงินสมทบจะกลายเป็นสิ่งที่มองเห็นได้ ตั้งชื่อรางวัลใหญ่ที่สุดว่า “รางวัลพิเศษจากหัวหน้า” ทุกคนก็จะรู้ว่าเงินของใครซื้ออะไร แสดงความขอบคุณได้โดยไม่ต้องเปิดเผยจำนวนเงิน ซึ่งเข้ากับธรรมเนียมที่ไม่บอกยอดพอดี

ถ้าเก็บไว้สำหรับร้านที่สอง ต้องจำไว้ว่าคนที่กลับบ้านหลังร้านแรกจะไม่ได้ประโยชน์ เงินสมทบให้มาเพื่องานทั้งงาน ถ้าจะใช้กับคนแค่บางส่วน ควรบอกหัวหน้าที่ให้เงินไว้ก่อนสักคำ

หัวหน้าที่ให้เงินสมทบ ยังต้องจ่ายค่างานไหม

เรื่องที่ชวนลังเลคือค่างานของหัวหน้าที่ให้เงินสมทบเอง บางคนให้เงินสมทบแล้วก็จ่ายค่างานตามปกติ บางคนคิดว่าเงินสมทบรวมส่วนของตัวเองไว้แล้ว

เรื่องนี้อย่าเดาเอาเอง ตอนรับเงินให้ถามว่า “ค่างานของพี่ ยังเก็บตามปกติไหมคะ/ครับ” อีกฝ่ายตอบได้ง่าย และตอนอธิบายบัญชีทีหลังก็ไม่อึดอัด

งบจากบริษัท ถามเงื่อนไขให้ชัดก่อน

เวลาบริษัทหรือแผนกให้งบ มักมีเงื่อนไขการใช้ติดมาด้วย เช่น ให้เฉพาะพนักงานประจำ หรือรวมพนักงานสัญญาจ้างและเอาต์ซอร์สด้วย เพดานต่อคนเท่าไร ใบเสร็จต้องออกในชื่ออะไร

เรื่องเหล่านี้ควรถามฝ่ายบัญชีหรือหัวหน้าก่อนจองร้าน หลังงานจบแล้วค่อยไปขอใบเสร็จใหม่นั้นยุ่งยาก และถ้ารู้ทีหลังว่ามีคนที่ไม่อยู่ในเงื่อนไข ก็ต้องคำนวณค่างานของคนนั้นใหม่โดยไม่มีงบช่วย

ในงานที่มีคนไม่อยู่ในเงื่อนไขของงบ คนนั้นจะต้องจ่ายมากกว่าคนอื่น เป็นระเบียบของบริษัท คนจัดงานไม่ต้องรู้สึกผิด แต่ถ้าบอกส่วนต่างให้เจ้าตัวรู้ล่วงหน้า วันเก็บเงินก็ไม่ต้องอธิบายอีก

ค่าของรางวัล มักกลายเป็นเงินที่คนจัดงานสำรองจ่าย

ของรางวัลต้องซื้อก่อนวันงาน คนจัดงานจึงมักออกเงินตัวเองไปก่อน แล้ววันงานก็วุ่นจนพอถึงตอนเก็บเงินก็ลืมค่าของรางวัลไปแล้ว

วิธีที่แน่นอนที่สุดคือถ่ายรูปใบเสร็จและจดยอดไว้ทันทีที่ซื้อ งบของรางวัลจะใช้เงินสมทบของหัวหน้า งบบริษัท หรือบวกเพิ่มในค่างาน ก็ควรตัดสินใจก่อนซื้อ ถ้าซื้อแล้วค่อยหาว่าเงินมาจากไหน สุดท้ายคนจัดงานมักต้องควักส่วนต่างเอง

ปกติจะไม่เรียกเก็บค่าของรางวัลจากคนที่ไม่ได้มา ถ้าคนมาน้อยลงแต่จำนวนของรางวัลเท่าเดิม ส่วนนั้นก็ตกเป็นภาระของคนที่มา ส่วนค่าร้านเมื่อมีคนเบี้ยวกะทันหัน ดูได้ที่เบี้ยวนาทีสุดท้าย ค่าปรับใครจ่าย

ลองคำนวณงานเลี้ยง 20 คน

สมมติจองเซตอาหารคนละ 1,000 บาท 20 คน และเตรียมของรางวัลจับฉลาก 3,000 บาท หัวหน้าให้เงินสมทบ 4,000 บาท บริษัทให้งบคนละ 400 บาททุกคน

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดคือค่าร้าน 20,000 บาท บวกของรางวัล 3,000 บาท รวม 23,000 บาท หักงบบริษัท 8,000 บาท เหลือ 15,000 บาท

แบบลดค่างาน คือ 15,000 บาท หักเงินสมทบ 4,000 บาท เหลือ 11,000 บาท หาร 20 คน ได้คนละ 550 บาท แบบใช้กับของรางวัลและร้านที่สอง ค่าของรางวัลออกจากเงินสมทบ จึงเอาค่าร้านหักงบบริษัท เหลือ 12,000 บาท หาร 20 คน ได้คนละ 600 บาท

สองแบบต่างกันแค่คนละ 50 บาท ถ้าอย่างนั้น การเลือกแบบที่ทำให้น้ำใจของหัวหน้ามองเห็นได้ ก็เป็นการตัดสินใจที่สมเหตุสมผล

แยกบันทึกตามที่มาของเงิน

บัญชีงานเลี้ยงปีใหม่อธิบายยาก เพราะค่างาน เงินสมทบ งบบริษัท และค่าของรางวัลปนอยู่ในกระเป๋าเดียว กลับกัน ถ้าบันทึกแยกตามที่มา ใครถามก็ตอบเป็นตัวเลขได้

ถ้าใช้ Evere ให้บันทึกส่วนที่เงินสมทบและงบบริษัทครอบคลุมไม่ถึงเป็นค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการที่ทุกคนหารกัน ตั้งทุกคนเป็นผู้เข้าร่วมและเลือกแบ่งเท่ากัน จำนวนและการใช้เงินสมทบกับงบบริษัทเขียนไว้ในบันทึกย่อของรายการนั้น ปีหน้าจะส่งต่อให้คนจัดงานคนใหม่ก็ส่งได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย

Q. ได้รับเงินสมทบแล้ว ควรขอบคุณอย่างไร นอกจากขอบคุณในวันงานแล้ว วันทำงานถัดไปคนจัดงานไปขอบคุณอีกสักคำก็พอ ไม่ต้องให้ของตอบแทน ถ้าเอาไปซื้อของรางวัล บอกด้วยว่าซื้ออะไร อีกฝ่ายจะยินดี

Q. เงินสมทบเหลือ ทำอย่างไรดี มักเก็บไว้ใช้ร้านที่สองหรืองานปีหน้า แต่อย่าตัดสินใจคนเดียว บอกคนที่ให้เงินไว้จะสบายใจกว่า จะคืนโดยหักจากค่างานก็ได้ แต่หาร 20 คนแล้วเหลือไม่กี่สิบบาท ไม่คุ้มความยุ่งยาก

Q. มีคนไม่อยู่ในเงื่อนไขงบบริษัท คนอื่นควรช่วยหารส่วนต่างไหม ไม่มีกฎตายตัว งานเล็ก ๆ บางงานก็เฉลี่ยส่วนต่างให้ทุกคนจ่ายเท่ากัน แต่นั่นเป็นคนละเรื่องกับเจตนาของงบบริษัท จะเฉลี่ยหรือไม่ ถามความเห็นทุกคนก่อนจะดีกว่า

Q. ซื้อของรางวัลมากเกินไปจนเหลือ ทำอย่างไร เก็บไว้เป็นของรางวัลงานครั้งหน้า หรือให้คนจัดงานตัดสินใจแจกทุกคน ค่าของรางวัลที่เหลือเรียกเก็บจากใครได้ยาก จึงควรตั้งงบเป็นเพดานไว้ตั้งแต่แรก