ค่าใช้จ่ายตอนไปทำงานต่างจังหวัด เมื่อเงินบริษัทกับเงินหารกันปนกัน

เรื่องน่าปวดหัวหลังกลับจากไปทำงานต่างจังหวัด ไม่ใช่การเบิกค่าใช้จ่ายเอง แต่เป็นเรื่องที่ เงินที่จะเบิกบริษัทกับเงินที่หารกับเพื่อนร่วมงาน ออกจากกระเป๋าใบเดียวกัน

ค่ารถไฟกับค่าที่พักเป็นของบริษัท มื้อเย็นเป็นเรื่องส่วนตัว ค่าแท็กซี่นั่งร่วมกันสามคนก็หารกันเอง ถ้าจะแยกทั้งหมดนี้ด้วยความจำอย่างเดียว ยังไงก็ต้องมีอะไรตกหล่น

💼 ค่าใช้จ่ายในการไปทำงานแยกเป็นสองกระเป๋า

ค่าใช้จ่ายระหว่างไปทำงานมีสองประเภทที่คนละลักษณะกันปนอยู่ คือส่วนที่เบิกได้ตามระเบียบบริษัท กับส่วนที่หารกันเองระหว่างบุคคล

สองอย่างนี้ต่างกันทั้งคู่กรณีที่ต้องเคลียร์ กำหนดเวลา และหลักฐานที่ต้องใช้ บริษัทต้องการใบเสร็จกับแบบฟอร์ม แต่ระหว่างเพื่อนร่วมงานต้องการแค่การตกลงตัวเลข ถ้าเอามาปนกันจะได้บันทึกที่ไม่เข้าเงื่อนไขของฝั่งไหนเลย

เกณฑ์ตัดสินใช้ข้อเดียวพอ คือมีอยู่ในระเบียบเบิกจ่ายหรือไม่ ถ้ามีก็เป็นของบริษัท ถ้าไม่มีก็เป็นส่วนตัว อันไหนไม่แน่ใจให้เอาไปไว้ฝั่งส่วนตัวจะปลอดภัยกว่า เพราะเอาของที่เบิกได้มาหารกันเองไม่ได้เสียหายอะไร แต่ถ้าทำกลับกันจะกลายเป็นผิดระเบียบ

🧾 ใบเสร็จไปอยู่กับบริษัทและไม่กลับมา

จุดที่ยุ่งในทางปฏิบัติคือปลายทางของหลักฐาน ใบเสร็จที่ยื่นไปแล้วไม่ได้กลับคืนมา ถ้าบริษัทเก็บตัวจริง ในมือเราก็ไม่เหลืออะไรเลย

ที่เป็นปัญหาคือเวลามีส่วนที่หารกับเพื่อนปนอยู่ในใบเสร็จที่ยื่นไป กินข้าวกันสี่คน สองคนเบิกได้เพราะเป็นการรับรองลูกค้า อีกสองคนออกเอง สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นจริง พอยื่นใบเสร็จไปแล้ว ต่อให้มีคนถามว่าส่วนของตัวเองเท่าไร ก็ตรวจสอบไม่ได้อีก

ทางแก้มีทางเดียวคือ จดยอดไว้ที่อื่นก่อนยื่น ใน Evere แนบรูปได้ตั้งแต่ตอนบันทึกรายจ่าย ถ้าถ่ายใบเสร็จไว้ก่อนยื่น ทั้งยอดและรายละเอียดก็ยังอยู่กับเรา

🚕 ค่าแท็กซี่ร่วมกันและห้องพักร่วมกันต้องพูดวิธีหารก่อน

ตัวอย่างคลาสสิกของการหารกันเองระหว่างเพื่อนร่วมงานคือการนั่งแท็กซี่ร่วมกันและการพักห้องเดียวกัน

แท็กซี่จะไม่เป็นธรรมตรงลำดับการลง คนที่ลงก่อนต้องจ่ายเท่ากันนั้นรู้สึกสะดุดอยู่จริง แต่ถ้าเริ่มคิดตามระยะทาง การคำนวณจะหนักเกินไป การล็อกไว้แบบ 300 บาทหารสามคนละ 100 บาทจึงใช้งานได้จริงกว่า

ห้องพักเป็นคนละเรื่อง ถ้าบริษัทกำหนดเพดานค่าที่พักต่อคน การนอนห้องเดียวกันอาจทำให้ค่าใช้จ่ายจริงต่อคนต่ำกว่าเพดาน ส่วนต่างที่เหลือนั้นบางระเบียบไม่อนุญาตให้แบ่งกันเอง ให้ถือว่าห้องพักร่วมเป็นเรื่องของฝั่งบริษัท และไม่ต้องเอามาหารกันเอง

ส่วนแนวคิดการหารค่าพาหนะตามจำนวนคน จัดระเบียบได้ในแบบใกล้เคียงกับ การแบ่งค่าใช้จ่ายทริปเช่ารถ

📆 กำหนดปิดยอดของบริษัทกับของส่วนตัวไม่ตรงกัน

การเบิกค่าใช้จ่ายมีรอบของมัน ปิดสิ้นเดือนแล้วจ่ายเดือนถัดไปเป็นเรื่องปกติ และตั้งแต่ยื่นจนเงินเข้าใช้เวลาราวสามสัปดาห์ก็ไม่ใช่เรื่องแปลก

ในทางกลับกัน การหารกับเพื่อนร่วมงานไม่มีเวลาผ่อนผันแบบนั้น ถ้าไม่จบตอนที่ความทรงจำยังชัด ก็จะตรวจสอบตัวเลขไม่ได้อีกเลย

ปิดฝั่งส่วนตัวก่อนคือลำดับที่ถูกต้อง การเบิกกับบริษัทถ้าเอกสารครบก็ดำเนินการได้แม้เวลาผ่านไป แต่ความจำของคนเลือนภายในหนึ่งสัปดาห์ วิธีปิดยอดเล็กๆ ในชีวิตประจำวันใช้แนวคิดเดียวกับ ค่าข้าวกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน

🎁 ค่าของฝากไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เบิกได้

สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือของฝาก ของฝากที่ซื้อกลับมาให้แผนกนั้น บริษัทส่วนใหญ่ไม่ให้เบิก

ปัญหาเกิดตอนที่ธรรมเนียมยังอยู่แต่ไม่เคยตกลงกันว่าใครรับผิดชอบ ถ้าเป็นคนเดิมที่ซื้อทุกครั้ง คนคนนั้นก็แบกเงินหลักพันต่อปีอยู่เงียบๆ

วิธีทำให้ชัดมีสองทาง คือเก็บเป็นค่าใช้จ่ายส่วนกลางของแผนก หรือเลิกธรรมเนียมนี้ไปเลย การปล่อยไปโดยไม่ตัดสินใจคือทางที่แย่ที่สุด ถ้าจะทำเป็นค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ก็เหมือนกับ เงินช่วยงานในที่ทำงาน คือต้องตกลงวิธีเก็บไว้ก่อน

❓ คำถามที่พบบ่อย

ถาม ใบเสร็จควรออกในนามใคร ส่วนที่เบิกบริษัทออกในนามบริษัท ส่วนที่หารกันเองไม่ต้องระบุก็ได้ ถ้าใบเดียวมีทั้งสองอย่างปนกัน ถ้าขอแยกบิลตอนจ่ายได้จะสบายกว่าในภายหลัง

ถาม เพื่อนร่วมงานลืมค่าเดินทางที่เราออกไปก่อน บอกไปพร้อมตอนส่งรายงานการเดินทางจะดูเป็นธรรมชาติ พอผูกกับจังหวะของงาน มันจะกลายเป็นการประสานงานไม่ใช่การทวง

ถาม ถ้าไปต่างประเทศแล้วสกุลเงินปนกัน บันทึกตามสกุลที่จ่ายจริง อัตราที่บริษัทใช้แปลงกับอัตราที่เราใช้กันเองอาจไม่เหมือนกัน ถ้าเก็บตามมูลค่าหน้าบิลไว้ ก็รองรับได้ทั้งสองแบบในภายหลัง

ถาม ไปกับหัวหน้าสองคนแล้วหัวหน้าเลี้ยงข้าว บันทึกไว้ แต่ไม่ต้องเคลียร์ บางสถานการณ์ไม่ถามว่าเบิกบริษัทหรือออกเองจะดีกว่า แค่เก็บข้อเท็จจริงไว้ก็พอสำหรับการตัดสินใจครั้งหน้า