เงินช่วยงานแต่งและงานศพในที่ทำงาน วิธีเก็บและวิธีทำบันทึก

พอหน้าที่รวมเงินช่วยงานตกมาถึงตัว จะพบว่าการตั้งยอดเป็นส่วนที่ง่าย ส่วนที่ยากคือการอธิบายว่าตั้งมาได้ยังไง

คนละ 100 บาทหรือ 200 บาท คนที่เพิ่งเข้ามาทำงานจะเอายังไง คนที่ลาพักอยู่จะทักไปไหม ทุกข้อไม่มีคำตอบตายตัว แถมยังต้องตัดสินใจเดี๋ยวนั้น

วางขั้นตอนก่อนวางตัวเลข

เงินช่วยงานยุ่งยากเพราะทุกคนเริ่มคิดเรื่องยอดหลังจากมีเรื่องเกิดขึ้นแล้ว พอเริ่มปรึกษากันหลังได้ข่าวดีหรือข่าวร้าย นอกจากจะไม่มีเวลาแล้ว ตัวเลขยังดูเหมือนเป็นการตีค่าคนคนนั้นไปด้วย

สิ่งที่ต้องตกลงไว้ล่วงหน้าไม่ใช่จำนวนเงิน แต่เป็น ใครเป็นคนทัก เก็บถึงเมื่อไร และถ้าเหลือจะทำอย่างไร ยอดเงินเปลี่ยนไปตามแต่ละงาน แต่ขั้นตอนใช้ซ้ำได้

พอมีขั้นตอนแล้ว ภาระของคนเก็บจะลดลงชัดเจน ไม่ต้องคิดเหตุผลในการทักใหม่ทุกครั้ง เพราะพูดได้เลยว่าทำแบบเดิมกับคราวก่อน

เก็บเท่ากัน หรือตามสมัครใจ

วิธีเก็บแบ่งใหญ่ๆ ได้สองแบบ คือเก็บเท่ากันทุกคน กับให้คนที่อยากให้เป็นคนให้

ข้อดีของการเก็บเท่ากันคือไม่ต้องมานั่งคิดยอด ข้อเสียคือทางเลือกที่จะไม่ร่วมหายไปจริงๆ คนที่มีเหตุผลส่วนตัวหรือความเชื่อที่ทำให้ไม่อยากร่วม จะไม่มีประโยคให้ใช้ปฏิเสธ

แบบสมัครใจเป็นภาพกลับกัน ช่องให้ปฏิเสธยังอยู่ แต่ยอดที่ได้คาดเดาไม่ได้ สุดท้ายคนจัดมักควักเงินตัวเองเติมส่วนที่ขาด และพอเกิดขึ้นครั้งหนึ่ง คราวหน้าก็ไม่มีใครอยากรับหน้าที่

แบบที่สามคือแบบที่ใช้ได้จริงที่สุด บอกยอดกลางไว้ พร้อมบอกว่าใครไม่สะดวกทักมาหาได้ ให้ช่องทางถอนผ่านตัวคนจัดโดยตรง คนอื่นจะได้ไม่เห็นว่าใครถอน

การคิดยอดต่างกันตามตำแหน่งหรืออายุงานก็มีคนใช้ แต่กับเงินช่วยงานแล้ว การให้เท่ากันมักมีปัญหาน้อยกว่า และถ้าจะทำให้ต่างจริงๆ ควรไปเริ่มจากโอกาสธรรมดาก่อน วิธีคิดส่วนต่างอยู่ใน คู่มือเคลียร์ยอดฉบับคนจัดวงกินข้าว

ตั้งต้นว่างานศพจะไม่มีเวลาให้

งานมงคลกับงานศพมีลักษณะต่างกันคนละเรื่อง แม้จะอยู่ในหมวดเดียวกัน งานแต่งหรืองานคลอดรู้ล่วงหน้าเป็นสัปดาห์ แต่ข่าวการเสียชีวิตมาถึงในวันเดียวกัน

สิ่งที่งานศพต้องการคือกติกาที่มีอยู่แล้ว ไม่ใช่การปรึกษา ถ้าไม่ได้ตกลงไว้ก่อนว่าใครออกเงินให้และเก็บเมื่อไร คนที่ออกไปก่อนจะพูดไม่ออกจนเรื่องจบไปเอง เพราะเงินต้องใช้ในวันนั้น ในทางปฏิบัติจึงต้องมีคนหนึ่งออกทั้งก้อนแล้วค่อยไปเก็บทีหลัง

รูปแบบออกก่อนเก็บทีหลังนี้ เป็นโครงสร้างที่การเก็บคืนหลุดง่ายที่สุด ยิ่งเรื่องหนัก ยิ่งเปิดเรื่องเงินทีหลังได้ยาก ถ้าจดยอดและรายชื่อไว้ตั้งแต่ตอนออกเงิน การเก็บคืนจะกลายเป็นแค่งานเอกสาร

เก็บบันทึกไว้จนหลังส่งมอบ

บันทึกการรวมเงินไม่ได้จบตอนส่งซองให้ ภายหลังอาจมีคนมาถามว่าตัวเองได้ร่วมไปแล้วหรือยัง และการตอบได้หรือไม่ได้ จะกำหนดว่าคราวหน้าเก็บง่ายแค่ไหน

ถ้า สร้างโปรเจกต์ขึ้นมาหนึ่งอัน ใน Evere จะจัดการเฉพาะยอดที่เกี่ยวกับงานนั้นได้ ใครให้มาเท่าไร ใช้ไปกับอะไร เหลือเท่าไร อยู่ที่เดียวกันหมด รายงานก็ทำจากตรงนั้นได้เลย

เรื่องเงินเหลือควรพูดไว้ก่อน จะยกไปงานหน้าหรือคืนตรงนั้น ถ้าจะยกไป ต้องอยู่ในสภาพที่บอกได้ว่าตอนนี้ถือไว้เท่าไร เงินกองกลางที่ไม่มีตัวเลขกำกับ พอเปลี่ยนคนดูแลก็อธิบายไม่ได้

ส่วนวิธีทักเพื่อเก็บเงิน ขั้นตอนใน การรวมเงินซื้อของขวัญร่วมกัน ใช้ได้แทบทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย

ถาม ต้องทักคนที่เพิ่งเข้ามาทำงานด้วยไหม ทักไปพร้อมประโยคที่ปฏิเสธได้ง่ายจะดีกว่า ถ้าตัดออกตั้งแต่ต้น เท่ากับเขาถูกกันออกจากธรรมเนียมของแผนกโดยไม่รู้ตัว การให้เขาตัดสินใจเองคือความยุติธรรม

ถาม คนที่ลาพักหรือลาคลอดอยู่ล่ะ ไม่จำเป็นต้องเลี่ยงการติดต่อ แต่อย่าเร่งคำตอบ ส่งไปโดยไม่กำหนดเส้นตาย ถ้าไม่ตอบก็ดำเนินการต่อไปตามปกติ

ถาม ถ้ามีคนถามว่าปกติให้กันเท่าไร ถ้ามีบันทึกเก่าอยู่ ให้ดูบันทึกนั้นจะปลอดภัยที่สุด ถ้าตอบเป็นคำพูด มันจะกลายเป็นความเห็นส่วนตัวของเรา แต่ยอดที่เคยเก็บได้จริงไม่ใช่ความเห็นของใคร

ถาม ส่วนที่คนจัดออกเองไปก่อน ขอคืนได้ไหม ขอได้ แต่ควรบอกตอนที่รู้ว่าขาด ไม่ใช่หลังส่งมอบไปแล้ว การขอหลังจบงานจะถูกรับฟังเป็นการรายงานมากกว่าเป็นคำถาม