เหรัญญิก คือใคร ทำหน้าที่อะไร สำหรับคนที่เพิ่งได้รับตำแหน่ง

เหรัญญิกคือคนที่ทำหน้าที่ดูแลเรื่องเงินของกลุ่ม ทั้งเก็บเงิน จ่ายเงิน จดบันทึก และรายงานให้สมาชิกรู้ว่าเงินของกลุ่มไปอยู่ที่ไหนบ้าง

คำนี้มาจากคำบาลี เหรญฺญิก ซึ่งหมายถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับเงิน ในภาษาไทยปัจจุบันใช้เรียกตำแหน่งในคณะกรรมการของสมาคม ชมรม หรือกลุ่มต่าง ๆ ที่รับผิดชอบด้านการเงิน ภาษาอังกฤษเรียกว่า treasurer

ตำแหน่งนี้มีอยู่ในแทบทุกกลุ่มที่มีเงินส่วนกลาง ตั้งแต่เหรัญญิกห้องที่เก็บเงินค่ากิจกรรมของเพื่อนร่วมชั้น เหรัญญิกชมรมในมหาวิทยาลัย เหรัญญิกสมาคมศิษย์เก่า ไปจนถึงคณะกรรมการหมู่บ้านหรือคอนโด ขนาดของเงินต่างกัน แต่หน้าที่หลักเหมือนกัน

หน้าที่หลักของเหรัญญิก

งานของเหรัญญิกแบ่งได้เป็นห้าส่วน และทุกส่วนเชื่อมกันด้วยสิ่งเดียวคือบันทึกที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

ในกลุ่มเล็ก ๆ อย่างห้องเรียนหรือชมรม เหรัญญิกมักทำทั้งห้าอย่างนี้คนเดียว ส่วนในสมาคมหรือนิติบุคคลที่มีระเบียบชัดเจน การจ่ายเงินมักต้องผ่านการอนุมัติของคณะกรรมการ และการถอนเงินจากบัญชีอาจต้องลงนามร่วมกันมากกว่าหนึ่งคน

ทำไมงานเหรัญญิกถึงเหนื่อยกว่าที่คิด

คนที่เพิ่งรับตำแหน่งมักคิดว่างานหลักคือการนับเงิน แต่ส่วนที่กินเวลาจริง ๆ คือการตามเก็บเงิน

สมมติห้องเรียน 40 คน เก็บค่ากิจกรรมคนละ 200 บาท ยอดที่ควรได้คือ 8,000 บาท ถ้ามี 35 คนโอนภายในสัปดาห์แรก อีก 5 คนที่เหลือจะกินเวลามากกว่า 35 คนแรกรวมกัน เพราะต้องทักไปถามทีละคน และบางคนก็บอกว่าโอนแล้ว ทั้งที่ยอดยังไม่เข้า

ปัญหาที่สองคือเงินของกลุ่มปนกับเงินส่วนตัว กลุ่มเล็กส่วนใหญ่ให้สมาชิกโอนเข้าพร้อมเพย์ของเหรัญญิกโดยตรง ซึ่งสะดวก แต่เมื่อเงินกลุ่มอยู่ในบัญชีเดียวกับเงินเดือนหรือค่าขนม ผ่านไปไม่กี่สัปดาห์ก็จะแยกไม่ออกว่าเงินก้อนไหนเป็นของใคร

ปัญหาที่สามคือหลักฐาน สลิปโอนเงินที่ส่งมาในไลน์กลุ่มจะจมหายไปกับข้อความอื่นภายในไม่กี่วัน ถ้าไม่ได้จดไว้ทันที ตอนสรุปยอดจะต้องเลื่อนหาย้อนหลังทีละภาพ และควรตรวจยอดเงินที่เข้าบัญชีจริงทุกครั้ง ไม่ดูแค่ภาพสลิป

เริ่มต้นตำแหน่งให้ถูกตั้งแต่วันแรก

สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดคือการตัดสินใจเรื่องเล็ก ๆ สามเรื่องก่อนเริ่มเก็บเงินครั้งแรก

เรื่องแรก แยกบัญชีของกลุ่มออกจากบัญชีส่วนตัว ถ้ากลุ่มมีเงินหมุนเวียนต่อเนื่อง การเปิดบัญชีแยกไว้ใช้รับจ่ายของกลุ่มโดยเฉพาะจะทำให้ยอดในบัญชีเท่ากับยอดของกลุ่มเสมอ ถ้าเป็นกลุ่มชั่วคราว อย่างน้อยก็ควรจดทุกรายการที่เข้าออกในวันเดียวกัน

เรื่องที่สอง ตั้งรอบการเก็บเงินให้ชัด เช่น เก็บทุกต้นเดือน หรือเก็บครั้งเดียวก่อนกิจกรรม และประกาศวันปิดรับให้ทุกคนรู้ การมีวันปิดรับทำให้การทวงกลายเป็นการแจ้งตามกำหนด ไม่ใช่การไปตามจี้รายคน

เรื่องที่สาม แจ้งยอดคงเหลือเป็นระยะ ไม่ต้องรอให้มีคนถาม เหรัญญิกที่ถูกสงสัยเรื่องเงินมักไม่ใช่คนที่ทำเงินหาย แต่เป็นคนที่ไม่เคยรายงาน การส่งสรุปสั้น ๆ ว่าเก็บได้เท่าไร ใช้ไปกับอะไร และเหลือเท่าไร ช่วยให้ความไว้ใจมาจากตัวเลข ไม่ใช่จากตัวบุคคล

ส่งต่อตำแหน่งให้คนถัดไป

เหรัญญิกส่วนใหญ่อยู่ในตำแหน่งแค่หนึ่งปีหรือหนึ่งเทอม วันส่งต่อจึงเป็นวันที่ควรปิดยอดให้ชัดที่สุด

ก่อนส่งมอบ ให้เหรัญญิกคนเก่าและคนใหม่เปิดบันทึกรายรับรายจ่ายเทียบกับยอดในบัญชีธนาคารพร้อมกัน ถ้าตรงกัน ก็จดยอดปิดกับวันที่ไว้ แล้วแจ้งให้สมาชิกรู้ ถ้าไม่ตรง วันนั้นยังมีคนที่จำได้ว่าเงินก้อนไหนมาจากไหน หลังส่งต่อไปแล้วจะไม่มีใครตอบได้อีก

สิ่งที่ควรเขียนส่งต่อให้คนถัดไป เช่น อัตราค่าสมาชิก รอบการเก็บ และรายชื่อคนที่ค้างจ่าย อ่านรายละเอียดได้ที่ค่าสมาชิกชมรมรายเดือน ส่วนการทำบัญชีสำหรับทริปหรือค่ายของชมรม ดูได้ที่คู่มือเหรัญญิกค่ายชมรม

ถ้าใช้ Evere สร้างโปรเจกต์ของกลุ่มไว้ แล้วบันทึกทุกครั้งที่มีคนจ่ายหรือสำรองจ่าย ยอดที่แต่ละคนต้องจ่ายหรือต้องได้คืนจะคำนวณให้อัตโนมัติ เมื่อหมดวาระ แค่ส่งลิงก์เชิญให้เหรัญญิกคนถัดไปเข้าร่วมโปรเจกต์ เขาก็จะเห็นประวัติทั้งหมดตั้งแต่วันแรก

คำถามที่พบบ่อย

Q. เหรัญญิกกับฝ่ายบัญชีต่างกันอย่างไร เหรัญญิกเป็นตำแหน่งในกลุ่มหรือคณะกรรมการ ดูแลเงินของกลุ่มทั้งการรับ การจ่าย และการรายงาน ส่วนฝ่ายบัญชีมักหมายถึงงานในบริษัทที่ต้องทำบัญชีตามมาตรฐานและกฎหมาย ในกลุ่มเล็ก ๆ เหรัญญิกจึงไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางบัญชี แค่บันทึกให้ครบและตรวจสอบได้ก็พอ

Q. ถ้ามีคนไม่ยอมจ่ายเงิน เหรัญญิกต้องออกเงินแทนไหม ไม่ต้อง เงินส่วนกลางไม่ใช่ความรับผิดชอบส่วนตัวของเหรัญญิก ถ้ามีคนค้างจ่าย ควรแจ้งยอดให้คณะกรรมการหรือสมาชิกรู้ และตัดสินใจร่วมกันว่าจะทำอย่างไร การออกเงินแทนเงียบ ๆ จะทำให้บันทึกไม่ตรงกับความจริง

Q. ใช้แอปช่วยจดได้ไหม หรือต้องใช้สมุดบัญชี ใช้ได้ทั้งสองแบบ สิ่งที่สำคัญคือทุกรายการต้องมีวันที่ จำนวนเงิน และชื่อคนที่เกี่ยวข้อง และคนอื่นในกลุ่มต้องตรวจดูได้ แอปช่วยให้ไม่ต้องคำนวณยอดเองและส่งต่อให้คนถัดไปได้ง่ายกว่า