ค่าสมาชิกรายเดือนของชมรม เก็บ จด แล้วส่งต่อ

ค่าสมาชิกรายเดือนของชมรมหรือทีมกีฬาเป็นเงินก้อนเล็ก แต่สร้างงานธุรการมากเกินสัดส่วนไปมาก

เหตุผลตรงไปตรงมา คือ งานที่หนักไม่ใช่การเก็บเงิน แต่คือการตามว่าใครยังไม่จ่าย

📝 เนื้องานจริงคือการตาม ไม่ใช่การเก็บ

สมมติทีม 24 คน เก็บเดือนละ 200 บาท ตัวการเก็บเองไม่ว่าจะโอนหรือเงินสดก็จบในไม่กี่วัน

สิ่งที่ไม่จบคือสามคนที่ยังไม่จ่าย ต้องเอารายชื่อคนจ่ายมาเทียบกับทะเบียนสมาชิก ทักไปหาคนที่น่าจะลืมทีละคน ไม่ตอบก็ทักซ้ำ งานนี้เกิดขึ้นทุกเดือน ยอดเงินคือ 600 บาท แต่เวลาที่เสียไปไม่ได้แค่ 600 บาท

ทางที่จะทำให้เบาลงมีทางเดียว คือ ลดจำนวนครั้งที่คนจะค้างได้ลง

🧮 จำนวนครั้งที่เก็บคือจำนวนงานที่ต้องตาม

ถ้าค่าใช้จ่ายรายปีคงที่ ยอดต่อคนต่อปีก็เท่าเดิมไม่ว่าจะเก็บแบบไหน สิ่งที่เปลี่ยนคือจำนวนโอกาสที่จะค้าง

ค่าใช้จ่ายคงที่ปีละ 48,000 บาท สมาชิก 24 คน ก็คนละ 2,000 บาทต่อปี ลองเรียงสามวิธี

รายเดือนเบาที่สุดสำหรับคนจ่าย แต่ทำให้งานตามของเหรัญญิกพองเป็น 288 ครั้ง รายปีเหลือ 24 ครั้ง แต่ก็ต้องขอเงิน 2,000 บาทจากคนที่เพิ่งเข้ามาวันแรก

ส่วนใหญ่จึงมาลงตัวที่รายไตรมาส อยู่ตรงกลางทั้งเรื่องยอดและเรื่องงานตาม แถมยังจับกับจังหวะของฤดูกาลได้ง่าย ชื่อว่าค่าสมาชิกรายเดือน ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บทุกเดือน

📆 คนเข้าคนออกให้ตัดเป็นรายเดือน

อย่าคิดเป็นรายวัน ถ้าเริ่มคิดรายวันทุกครั้งที่มีคนเข้าออกกลางปี ค่าการคำนวณจะแพงกว่าค่าสมาชิกเอง

พอตกลงว่าตัดเป็นเดือน คำถามก็เหลือข้อเดียว คือเดือนนั้นเขาเป็นสมาชิกอยู่ไหม คนที่เข้ากลางเดือนจ่ายตั้งแต่เดือนนั้น คนที่ออกกลางเดือนจ่ายถึงเดือนนั้น จะปัดขึ้นหรือปัดลงก็ได้ ขอแค่ตกลงแล้วจดไว้

เรื่องเดียวที่ควรตกลงล่วงหน้าคือคนที่หายไปนาน เพราะบาดเจ็บหรือไปเรียนต่อ จะยกเว้น ลดครึ่ง หรือเก็บเต็ม ค่าคงที่อย่างค่าเช่าสนามไม่ได้ลดลงตามจำนวนคนที่มา ถ้ายกเว้นทั้งหมดภาระก็ไปตกที่คนที่ยังเล่นอยู่ ตรงนี้ใช้ตรรกะเดียวกับใน เมื่อมีคนเข้ามาเพิ่มกลางทาง คือของที่ใช้ร่วมกันนั้น การมีสถานะสมาชิกเองก็สร้างค่าใช้จ่ายแล้ว พูดแบบนี้จะอธิบายง่ายขึ้น

🔔 ให้บันทึกเป็นคนทวง ไม่ใช่คน

การทวงเป็นเรื่องอึดอัดเพราะเหรัญญิกต้องทวงในฐานะคนคนหนึ่ง การเอ่ยจำนวนเงินกับเพื่อนร่วมทีมนั้นหนักสำหรับใครก็ตาม

วิธีทำให้เบาลงคือเปลี่ยนเนื้อความจากคุณยังไม่จ่าย เป็นบันทึกอยู่ตรงนี้ ถ้าบันทึกอยู่ในที่ที่ทุกคนเปิดดูได้ เหรัญญิกก็แค่อัปเดตมันให้ทัน

สร้างโปรเจกต์แล้วแชร์ ใน Evere ใส่ค่าสมาชิกทีละรายการแล้วกดเป็นชำระแล้ว ส่วนที่ค้างก็จะเหลืออยู่บนจอเป็นยอดคงค้าง ชี้ให้ดูบันทึกก่อนจะทักไปหาทีละคน แค่นี้ความอึดอัดก็หายไปเกือบหมด ด้วยเหตุผลเดียวกับใน ทำไมบันทึกว่าชำระแล้วถึงสำคัญ

🤝 สิ่งที่ต้องส่งต่อคือขั้นตอน ไม่ใช่ยอดคงเหลือ

เหรัญญิกเปลี่ยนแทบทุกปี และสิ่งที่ส่งต่อกันมักมีแค่ยอดคงเหลือกับสมุดบัญชี

ยอดคงเหลือไม่ใช่ส่วนที่มีประโยชน์ สิ่งที่คนถัดไปต้องการคือขั้นตอน ค่าสมาชิกเท่าไร เก็บวันไหน ใครได้รับยกเว้น ค้างอยู่กี่ราย และค่าใช้จ่ายรายปีตัดบัญชีเมื่อไร มีกระดาษแผ่นเดียวที่เขียนห้าข้อนี้ คนถัดไปก็ทำงานได้ตั้งแต่เดือนแรก

หลักการไม่เอาเงินกิจกรรมมาปนกับค่าสมาชิกเขียนไว้แล้วใน คู่มือเหรัญญิกค่ายชมรม และมันได้ผลอีกครั้งตอนส่งมอบงาน บัญชีที่ปนกันแล้วจะอ่านไม่ออกทันทีที่เปลี่ยนมือ

❓ คำถามที่พบบ่อย

Q. มีคนขอให้ลดค่าสมาชิก ก่อนจะคุยเรื่องตัวเลข ให้เอารายละเอียดค่าใช้จ่ายคงที่รายปีมากางก่อน ค่าสมาชิกจะลดได้ก็ต่อเมื่อค่าคงที่ลด ซึ่งเป็นคำถามเรื่องรูปแบบของกิจกรรม ไม่ใช่เรื่องค่าสมาชิก

Q. อยากเลิกเก็บเงินสด ย้ายไปโอนจะทำให้งานลงบัญชีของเหรัญญิกง่ายขึ้นมาก แต่ถ้ามีสมาชิกแม้คนเดียวที่จ่ายได้แค่เงินสด ให้ยกเว้นเฉพาะคนนั้นแล้วไปรับไว้ที่ฝั่งบันทึกแทน

Q. พอจบปีการศึกษาคนหายไปทีเดียวหลายคน ก่อนขึ้นปีใหม่ ให้ลองคำนวณว่าจำนวนคนของปีหน้ายังแบกค่าคงที่ไหวไหม ค่าเช่าสนามไม่ได้เล็กลงตามจำนวนสมาชิก และช่วงนั้นคือจังหวะเดียวที่จะปรับอัตราได้

Q. เงินที่เหลือควรคืนไหม ถ้าเก็บมาโดยตั้งใจจะใช้ให้หมดในปีนั้น การยกยอดไปปีหน้าเป็นเรื่องปกติ แต่ต้องบอกตั้งแต่ตอนเก็บว่าจะยกยอด ไม่ใช่มาบอกทีหลัง