리모트 팀의 회식비 온라인으로 걷을 때의 틀

온라인 회식을 기획하면 처음 막히는 건 일정이 아니라 회비입니다.

대면이라면 가게의 계산을 인원수로 나누면 끝납니다. 온라인에는 나눌 계산 자체가 없습니다. 각자 집에서 알아서 먹고 마시는 상태에서 어떻게 공통의 금액을 만들 것인가라는 문제가 남습니다.

🖥️ 온라인 회식에는 회비의 근거가 없다

대면의 회비는 실제로 발생한 지출을 인원수로 나눈 것입니다. 근거가 먼저 있고 금액은 그 결과였습니다.

온라인에서는 순서가 반대가 됩니다. 먼저 금액을 정하고 그다음에 쓸 곳을 생각하게 됩니다. 이 방향의 차이가 참가자에게 납득을 어렵게 만듭니다. 무엇에 쓰이는지 모르는 금액을 먼저 내는 건 대면에서는 일어나지 않던 구조입니다.

그래서 처음에 할 일은 금액 결정이 아닙니다. 쓸 곳을 먼저 구체화하는 것입니다. 배달을 각자에게 보낼지, 게임이나 퀴즈 경품에 쓸지, 진행자를 외부에서 부를지. 용도가 정해지면 금액은 자동으로 나옵니다. 반대로 용도가 애매한 채 회비만 설정하면 집금 연락 시점에 반드시 질문이 옵니다.

📦 실물을 보내는 방식으로 하면 금액이 맞지 않는다

온라인 회식에서 자주 쓰이는 게 참가자의 집에 같은 것을 보내는 방식입니다. 일체감이 생겨 만족도가 높아집니다.

다만 금액은 깔끔하게 맞지 않습니다. 배송비가 주소에 따라 달라지기 때문입니다. 같은 30,000원짜리 세트여도 가까우면 배송비 3,000원, 도서산간이나 먼 곳이면 9,000원이 되는 일이 생깁니다. 냉장이나 냉동이 필요한 것이면 차이가 더 벌어집니다.

여기서 실비대로 청구하면 멀리 산다는 이유만으로 더 내게 됩니다. 배송비는 전원이 머릿수로 나눠 상품값에 얹는 형태가 가장 덜 부딪힙니다. 총액을 인원수로 나눈 금액을 회비로 제시하고, 내역을 물어보면 답할 수 있게 해두면 충분합니다.

🌏 사는 곳에 따라 같은 회비의 무게가 달라진다

리모트 팀은 멤버의 거주지가 제각각인 것이 전제입니다. 나라를 넘나드는 경우 같은 금액이어도 무게가 달라집니다.

물가가 다른 나라에 사는 멤버에게 같은 금액을 요구하면 상대에게는 몇 배의 부담이 되기도 합니다. 그렇다고 금액에 차이를 두면 누가 어느 구분인지를 전원 앞에서 이야기하게 됩니다.

현실적인 절충점은 회비를 일률로 하되 참가 여부를 금액으로 결정하게 만들지 않는 것입니다. 참가비를 내지 못하는 사람이 불참을 택하는 형태가 되면 모임의 목적과 모순됩니다. 회사가 일부를 부담하거나 상한을 둔 임의 참가로 하거나, 둘 중 하나로 빠져나갈 길을 만들어두면 굴러갑니다.

얼굴이 계속 바뀌는 모임의 회계에 대해서는 주재원 커뮤니티의 이벤트 회계에 가까운 사고방식이 있습니다.

💳 현금을 못 쓰니 집금은 선불이 된다

대면 모임에는 당일 그 자리에서 현금을 걷는다는 도피처가 있었습니다. 온라인에는 그것이 없습니다.

결과적으로 집금은 반드시 사전 송금이 됩니다. 여기서 생기는 게 낸 사람과 내지 않은 사람을 당일까지 알 수 없다는 문제입니다. 총무가 개별로 확인하며 도는 형태가 되고, 그 품은 인원수에 비례해 늘어납니다.

대처는 단순합니다. 누구에게 받았는지를 한곳에 남기는 것입니다. Evere에서 회식용 프로젝트를 만들면 입금 여부가 목록으로 보입니다. 당일 직전에 미입금인 사람에게만 연락하면 되고, 전원에게 반복해서 알림을 보내지 않아도 됩니다.

🧾 회사 부담과 자비의 선을 먼저 긋는다

리모트 팀의 회식은 업무인지 사적인 모임인지가 애매해지기 쉽습니다. 이 애매함이 회비 이야기를 어렵게 만듭니다.

선을 긋는 기준은 참가가 임의인지 여부입니다. 업무 시간 내에 전원 참가로 한다면 회사 부담이 맞고, 업무 시간 외의 유지라면 자비가 자연스럽습니다. 중간은 만들지 않는 편이 설명하기 쉬워집니다.

회사가 일부만 부담한다면 부담하는 범위를 먼저 말해주세요. 음식값만 회사, 경품은 자비처럼 구분해두면 정산 단계에서 헤매지 않습니다. 이 선 긋기는 출장 대납 정산에서 회사 경비와 개인 정산을 나누는 것과 같은 작업입니다.

❓ 자주 묻는 질문

Q. 참가하지 않는 사람에게는 걷지 않는데 경품만 가는 건요? 참가자로 한정하세요. 참가하지 않은 사람에게 실물이 가면 그 사람이 다음부터 참가를 거절하기 어려워집니다. 회비와 실물은 일치시켜 두는 게 안전합니다.

Q. 시차로 중간 참가나 중간 퇴장을 하는 사람이 있습니다. 회비는 내리지 않는 편이 덜 부딪힙니다. 시간으로 안분하면 몇 분부터 할인인지 선을 그어야 합니다. 참가할 수 있는 시간대 자체를 배려해 일정을 정하는 편이 본질적입니다.

Q. 당일 불참한 사람의 회비는 돌려주나요? 실물을 보내는 방식이라면 돌려주지 않습니다. 이미 지출이 발생했기 때문입니다. 경품이나 송출비처럼 나눌 수 없는 용도도 마찬가지이고, 미리 그 뜻을 전해두면 문제가 되지 않습니다.

Q. 해외 멤버에게 보내는 송금 수수료는 누가 부담하나요? 받는 쪽이 부담하면 실질적인 감액이 되므로 총무 쪽에서 흡수해 회비에 포함하는 게 공평합니다. 수수료의 존재를 모른 채 적게 도착하는 게 가장 설명하기 어려운 상태입니다.