직장의 커피와 간식값 공동으로 적립해 관리하는 법

직장의 커피나 간식은 대개 누군가 한 사람이 사 오는 데서 시작합니다. 그리고 그 한 사람이 계속 사 옵니다.

금액이 작으니 아무도 문제라고 말하지 않습니다. 다만 사는 본인만은 한 달에 얼마가 나가는지 알고 있고, 그 이야기를 꺼내지 못한 채 몇 달이 지나갑니다.

🍪 그때마다 걷기를 그만둘 분기점은 횟수가 아니라 인원

살 때마다 걷는 방식은 인원이 적을 때는 성립합니다. 세 명이면 그 자리에 있는 전원에게 천 원씩 받으면 끝납니다.

무너지는 건 인원이 늘었을 때입니다. 다섯 명을 넘으면 그 자리에 없는 사람이 반드시 생깁니다. 사 왔을 때 자리를 비웠던 사람, 그날 재택이었던 사람, 다음 주부터 합류하는 사람. 누구에게 받고 누구에게 받지 않을지 판단이 생기는 순간, 그때마다 걷기는 유지할 수 없게 됩니다.

또 하나의 분기점은 빈도입니다. 일주일에 한 번이면 그때마다도 따라갈 수 있지만, 매일이 되면 회수의 품이 금액을 넘어섭니다. 인원이 다섯을 넘거나 빈도가 주 2회를 넘으면 적립으로 바꿀 시기입니다.

💰 적립액은 실비에서 역산해서 정한다

적립에서 흔한 실패는 딱 떨어지는 금액을 먼저 정해버리는 것입니다. 한 사람당 월 5,000원이라고 정하고 나서 무엇을 살 수 있는지 생각하면, 반드시 모자라거나 너무 남거나 둘 중 하나가 됩니다.

순서는 반대입니다. 한 달치 실비를 먼저 내고 인원수로 나눕니다.

열 명이면 한 사람당 5,800원. 여기서 6,000원으로 반올림하는 건 상관없지만 반올림한 몫이 누구의 것이 되는지는 정해두세요. 잔돈을 쌓아둘지, 다음 달 구매에 쓸지. 애매한 채로 반복하면 담당자가 이득을 보는 것처럼 보이는 순간이 반드시 옵니다.

👀 잔액이 보이지 않으면 적립은 멈춘다

적립 방식이 멈추는 원인은 금액에 대한 불만이 아닙니다. 지금 얼마가 남아 있는지 알 수 없는 상태가 이어지는 것입니다.

내는 쪽에서 보면 매달 내는데 어디에 쓰였는지 모르는 상태는 금액의 크고 작음과 관계없이 찜찜합니다. 그리고 담당자 쪽도 질문을 받았을 때 답하지 못하면 켕기게 됩니다.

필요한 건 상세한 회계 보고가 아닙니다. 잔액과 최근에 무엇을 샀는지만 알면 충분합니다. Evere에서 이 적립용 프로젝트를 하나 만들면 걷은 금액과 쓴 금액이 같은 자리에 늘어서므로, 질문을 받은 시점에 화면을 보여주면 끝납니다.

🙅 마시지 않는 사람을 어떻게 다룰까

커피를 마시지 않는 사람, 간식을 먹지 않는 사람은 반드시 있습니다. 여기서 전원 일괄로 하면 쓰지 않는 사람이 말없이 계속 내게 됩니다.

다루는 방법은 세 가지입니다.

• 참여할지 말지를 본인이 고르게 한다
• 품목별로 나눈다(커피 쪽과 차 쪽을 별도 회계로)
• 금액을 낮춘 참여 자리를 만든다

실무에서 가장 덜 부딪히는 건 첫 번째입니다. 품목으로 나누면 관리가 두 배가 되고, 금액 차를 두면 누가 어느 자리인지 기억해야 합니다. 들어올지 말지의 두 가지로 해두는 게 운용으로는 가장 가볍습니다.

이 “쓰지 않는 사람에게 같은 금액을 요구할까”라는 논점은 회식에서도 같은 형태로 나옵니다. 정리는 마시지 않는 사람도 같은 금액은 이상한가에 두었습니다.

🔑 담당이 바뀔 때 무너진다

적립이 사라지는 전형은 담당자의 이동이나 퇴사입니다. 손에 현금이 있고 기록이 본인 머릿속에만 있는 상태로 인계하면 잔액의 근거가 사라집니다.

인계에서 넘겨야 할 건 현금만이 아닙니다. 지금의 잔액, 최근 구매 내역, 참여 중인 사람 목록. 이 셋이 갖춰져 있으면 다음 담당은 같은 운용을 이어갈 수 있습니다.

기록이 한곳에 있으면 인계는 화면 공유만으로 끝납니다. 반대로 현금만 봉투로 넘기는 형태면, 다음 담당자는 잔액을 믿는 수밖에 없어집니다. 믿는 수밖에 없는 상태를 만들지 않는 것이 오래 이어가기 위한 유일한 조건입니다. 소액을 계속 다루는 역할일수록 기록이 본인을 지켜줍니다.