동아리 MT 총무 매뉴얼, 장부 쓰기와 정산의 기본

동아리 MT의 총무를 맡으면 제일 먼저 할 일이 돈을 걷는 것이라고 생각하기 쉽습니다. 실제로는 다릅니다. 먼저 할 일은 나중에 설명할 수 있는 형태를 정하는 것입니다.

MT 회계가 어려운 건 금액이 커서도, 인원이 많아서도 아닙니다. 현금과 계좌이체가 섞이고, 선불과 현장 결제가 섞이고, 게다가 결제하는 사람이 여럿이기 때문입니다. 이 셋이 동시에 돌아가면, 기록의 형태가 정해져 있지 않은 한 끝났을 때 아무것도 재현할 수 없습니다.

📒 총무의 일은 설명할 수 있는 상태를 만드는 것

MT가 끝나면 총무에게 오는 질문은 대체로 두 가지입니다. 「결국 얼마 들었어」와 「남은 돈은 어떻게 됐어」.

이 둘에 바로 답할 수 있으면 회계 일은 성공입니다. 반대로 수금을 완벽하게 해내도 이 둘에 답하지 못하면 불신이 남습니다. 금액의 정확함보다 경로를 따라갈 수 있는 쪽이 평가받는 것이 총무의 자리입니다.

그래서 먼저 정할 것은 기록의 단위입니다. 영수증 단위로 전부 남길지, 항목별 합계만 남길지. 24명 규모의 MT라면 항목별로 충분합니다. 숙박, 교통, 식자재, 비품, 잡비. 이 다섯에 안 들어가는 지출이 나오면 그때 항목을 더하면 됩니다.

🧾 수입과 지출을 한 장부에 놓는다

회계가 무너지는 건 걷은 돈의 기록과 쓴 돈의 기록을 따로 가질 때입니다. 두 표를 맞춰보는 작업이 생기고, 그 작업은 반드시 뒤로 밀립니다.

한 장부에 시간 순으로 놓으세요.

1,920,000에서 1,500,000을 빼서 420,000원, 거기서 360,000을 빼서 60,000원, 다시 45,000을 빼면 15,000원이 남습니다. 이 형태로 해두면 어느 시점에서든 잔액을 숫자 하나로 말할 수 있게 됩니다.

중간에 누가 대신 낸 경우도 이 장부에 넣으세요. 「8/20 버스비 대납: 지훈」처럼 지출 행에 낸 사람 이름을 덧붙이기만 하면 됩니다. 누구에게 돌려줄지는 MT가 끝난 뒤에 한꺼번에 처리합니다.

🏦 회비와 MT비를 섞지 않는다

연간 회비를 맡고 있는 단체라면 MT비를 같은 지갑에 넣지 마세요. 섞으면 MT의 수지가 회비 잔액에 묻혀 보이지 않게 됩니다.

나누는 이유는 하나 더 있습니다. 회비는 다음 기수에 넘기는 돈이고, MT비는 그 MT에서 다 쓰는 돈입니다. 성질이 다른 돈을 같은 잔액으로 관리하면 인수인계 때 반드시 어긋납니다. 계좌를 나눌 수 없다면 장부만이라도 따로 두세요.

MT비의 일부를 회비에서 보조하는 경우에는 보조를 수입 한 줄로 기록합니다. 회비에서 300,000원을 넣었다면 그 줄을 장부 맨 위에 둡니다. 이렇게 하면 참가자가 실제로 부담한 금액과 단체가 부담한 금액이 나뉘어 보입니다.

🧮 남은 돈의 행선지를 모집 시점에 정한다

위의 예에서는 15,000원이 남았습니다. 24명으로 나누면 한 사람당 625원입니다. 이 금액을 환급하는 건 수고에 비해 의미가 없습니다.

그러니 모집 문구에 한 줄 적어둡니다. 「남으면 회비로 넘깁니다」도 좋고 「마지막 날 뒤풀이에 씁니다」도 좋습니다. 정해져 있으면 아무도 신경 쓰지 않습니다. 정해지지 않은 상태에서 총무가 판단하면, 금액의 크고 작음과 무관하게 「혼자 정했다」는 이야기가 됩니다.

부족했을 때의 처리도 같습니다. 추가로 걷을지 회비에서 메울지, 총무가 뒤집어쓰지 않는 형태로 먼저 정해두세요. 적자를 총무가 자기 돈으로 메우는 관행이 생기면 다음 기수에 아무도 회계를 하려 하지 않습니다.

📤 마지막에 한 장짜리 보고를 낸다

MT가 끝나면 장부를 그대로 공개하지 말고 요약을 한 장 만드세요. 총액, 1인당, 주요 항목의 내역, 남은 돈의 처리. 이 넷이면 충분합니다.

세세한 영수증까지 공개할 필요는 없습니다. 질문이 나왔을 때 보여줄 수 있는 상태면 됩니다. 반대로 처음부터 전부 내놓으면 항목 하나하나에 의견이 붙어 이야기가 길어집니다.

회계를 혼자 떠안지 않는 것도 중요합니다. 예약하는 사람, 걷는 사람, 기록하는 사람을 나눠두면 각각의 작업이 가벼워집니다. 학생 그룹에서의 역할 분담은 졸업여행 비용 분담에, 수금과 정산의 실무는 회식 정산 완전 가이드에 정리해 두었습니다. Evere에서 프로젝트를 만들고 참가자를 초대해 두면 장부를 손으로 만들지 않아도 이 네 항목이 화면에서 그대로 나옵니다.