コート代は毎回その場で割る？月まとめ？

週末のバドミントン、平日夜のフットサル、月2回のテニス。社会人のサークルでは、参加者が毎回入れ替わります。

一方でコート代は、参加人数と関係なく枠に対して発生します。ここがずれているせいで、毎回その場で割っていると、人が少ない日に来た人ほど高く払うという状態が生まれます。

🏸 参加者は毎回違うのに、払う人はいつも同じ

まず起きるのが立て替えの固定化です。予約を取る人が施設に先払いし、当日に集めます。集め損ねた分は、そのまま予約した人の持ち出しになります。

この持ち出しは金額が小さいので、その場では誰も気にしません。ただし毎週続きます。半年経つと、予約係は数千円から一万円単位の未回収を抱えていて、しかもその事実は本人しか知りません。

もう一つ起きるのが、人数による単価の変動です。

🧮 その日の人数で割ると、単価が倍以上ぶれる

コート1枠4,000円を、その日に来た人で割る場合を見ます。

雨の日や連休で4人しか来なかった日に、1,000円を払うことになります。10人集まった日の2.5倍です。同じコートで同じ時間だけ遊んでいるのに、来た人数によって単価が変わる。これを不公平だと感じる人は必ず出てきます。

📅 月でまとめると、単価が平らになる

対処は単純で、月単位で合算してから延べ参加回数で割ります。

月8回の活動で、コート代が毎回4,000円なら、月の総額は32,000円。参加者の延べ人数が64人だったとします。

32,000円 ÷ 64人 = 1回あたり500円。

12回来たAさんは6,000円、6回のBさんは3,000円、2回のCさんは1,000円。合計すると必ず32,000円に戻ります。人が少ない日に来たからといって高くはならず、たくさん来た人がその分だけ多く払う形になります。

この方式は、精算の回数も減らせます。毎回その場で集めるのをやめて、月末に一度だけ送金すればいいからです。考え方は精算回数を最小にすると同じで、回数が減るほど取りこぼしも減ります。

💳 予約金の立て替えを、記録の側で受け止める

月まとめにすると、予約係の立て替え期間は長くなります。だからこそ、記録を全員が見られる場所に置いてください。

Evereでプロジェクトを作り、コート代を1回ずつ入れて、その日の参加者だけを支払いの参加者に選ぶ。これだけで、月末には一人あたりの金額が出ています。予約係が電卓を叩く必要はありません。

金額の記憶に頼らないことの効き目は精算済みの記録が効く理由に書いたとおりで、立て替えている人ほど恩恵が大きくなります。

🙋 ゲストの料金は、会員と分けて決める

友人を連れてくる人がいると、単価の計算が崩れます。ゲストも延べ参加人数に入れるなら、連れてきた人の負担は増えません。入れないなら、ゲスト分は連れてきた人が持つことになります。

どちらでも構いませんが、決めておかないと毎回その場で相談することになります。実務的には、ゲスト料金を会員より少し高い固定額にして、差額を運営費に回す形が扱いやすい方法です。年会費や備品費を別に集めている場合の考え方はサークルの月会費に書いています。

❓ よくある質問

Q. 途中から参加した人や、早退した人はどう数えますか？ 回数で数えているなら1回として扱ってください。時間で按分し始めると、記録する手間が金額に見合わなくなります。

Q. ドタキャンが出たときのコート代は？ 枠はすでに確保されているので、費用は消えません。誰が負担するかの整理はドタキャン料は誰が払うかにまとめてあります。

Q. 月まとめだと、来なくなった人から回収できません。 金額が大きくなるほど回収は難しくなります。人の出入りが激しい集まりなら、月まとめではなく2週間ごとに区切るほうが安全です。

Q. シャトルやボールの代金はどう扱いますか？ 使った日の参加者で割ると細かくなりすぎるので、まとめ買いして月の費用に足し、コート代と同じ延べ参加回数で割るのが簡単です。