ドタキャンのキャンセル料は誰が払う？幹事のための請求術

10人で予約した店に、当日8人しか来なかった。料理は10人分で確定していて、店に払う金額は変わりません。この差額をどうするかが、幹事にとっていちばん気の重い場面です。

多くの場合、この差額は誰にも請求されないまま幹事が飲み込みます。全員から5,000円ずつ集めて、足りない1万円を自分のカードで埋める。よくある終わり方です。

🚫 黙って被ると、次も同じことが起きる

幹事が差額を負担しても、その場は丸く収まります。誰も嫌な思いをしないので、いい判断に見えます。

けれど、その処理は次の会にそのまま持ち越されます。キャンセルに費用がかかるという事実が誰にも伝わらないので、次も同じ人数の欠席が出ます。しかも今度は幹事が別の人に代わっていて、その人がまた同じ額を被ります。

だから請求するかどうかは、その日の損得の問題ではありません。この集まりを何年も続けるための仕組みの問題です。

📅 いつまでなら無料かを最初に配る

キャンセル料の請求が気まずくなる理由は、たいてい事前に言っていないからです。当日になって初めて「キャンセル料が出るので払ってください」と言うと、後出しに聞こえます。

告知は募集の時点で、一行入れておけば足ります。店の規定をそのまま書くのがいちばん簡単で、「3日前まで無料、以降は全額」と店が言っているなら、そのまま伝えます。自分で決めたルールではなく、店の規定として伝えると、幹事が厳しい人に見えません。

参加の返事を集めるときも、締切を「店に人数を伝える日」に合わせておくと、この説明が自然になります。人数確定日を過ぎてからの変更は費用が動く、という形が全員に伝わります。

💬 当日に欠席の連絡が来たとき

連絡が来た時点で、返す言葉を決めておくと迷いません。長く書く必要はなく、事実だけを伝えます。

体調不良や急な仕事の連絡には、まず心配を伝えてから、人数はもう店に出していることだけ添えます。請求するかどうかをその場で決めなくてかまいません。「あとで会計をまとめて連絡します」で一度止めるほうが、感情が乗った状態で金額の話をするより安全です。

会が終わってから、全員に同じ形式で金額を送ります。欠席者だけに個別に請求すると詰めているように見えますが、全員宛の集計の中に欠席者の行があるだけなら、単なる事実になります。

⚖️ 本人負担か、全員で割るか

処理の型は三つあります。欠席者が自分の分を全額払う、出席者だけで割り直す、その中間で折半する、です。

理屈がいちばん通るのは本人負担です。人数を確定させたのは本人の返事であり、その返事にもとづいて店が仕入れています。出席者が負担を増やす理由はどこにもありません。

出席者だけで割り直す形は、実務では「言い出せなかった」結果として選ばれることが多い型です。ただし、参加費を事前に集めていない会では、欠席者から回収する手間が現実的でないこともあります。その場合は素直にこの型を選んだほうが、回収できない請求を立てるより健全です。

折半は、体調不良のように避けられない事情のときに使われます。責める形にせず、費用は発生したという事実だけを残せるので、続いている集まりでは扱いやすい選択になります。

🧮 10人予約で2人欠席したときの計算例

1人5,000円のコースを10人で予約し、当日2人が欠席した会で比べます。店に払う総額は50,000円で変わりません。

どの型でも合計は50,000円になります。本人負担なら 8 × 5,000 + 2 × 5,000、出席者割りなら 8 × 6,250、折半なら 8 × 5,625 + 2 × 2,500で、いずれも50,000円です。

注目したいのは、どの型を選んでも幹事の持ち出しはゼロにできるという点です。幹事が被る形は、この表のどこにも存在しません。それは処理の型ではなく、決めなかった結果として発生します。

Evereで管理するなら、コース代を1件登録して負担する人と金額を指定すれば、上のどの型もそのまま作れます。回収の連絡は友達への「お金返して」の言い方、会全体の段取りは飲み会幹事の精算完全ガイドにまとめてあります。

❓ よくある質問

Q. 欠席者が「行ってないのに払うのはおかしい」と言ってきたら？ 店の規定を見せてください。幹事の判断ではなく、キャンセル期限を過ぎた予約に対して店が請求している金額だと分かれば、たいていの人は納得します。議論になるのは、根拠が幹事の意見だと思われているときです。

Q. 参加費を先に集めておけば解決しますか？ 回収の問題はほぼ解決します。ただし前払いにすると、幹事が預かり金を管理する負担が増えます。人数が多い会や、キャンセルが読めない会だけ前払いにする、という使い分けが現実的です。

Q. 二次会に行かなかった人にも一次会のキャンセル料はかかりますか？ 一次会に出席していれば、その人はキャンセルしていません。キャンセル料の話は予約人数に含まれていたかどうかで決まるので、二次会の参加不参加とは無関係です。二次会は別の会として立てるほうが、この種の混乱が起きません。

Q. 幹事自身が当日に行けなくなった場合は？ 幹事も参加者の一人なので、扱いは同じです。ただし会計を担当する人が現地にいない状態は避けたいので、代わりに集金と支払いをする人を先に決めて、金額の記録を共有しておいてください。