忘年会の会費と寸志 幹事が迷うお金の入口を整理する

ふだんの飲み会なら、お金の入口は参加者の会費だけです。店に払った額を人数で割れば、会計は終わります。

忘年会はそうはいきません。部長から寸志を預かり、会社から補助が出て、ビンゴの景品は幹事が先に買ってある。入ってくるお金と出ていくお金がそれぞれ複数あるので、会が終わってから財布の中身が合わなくなります。

店選びや当日の進め方、端数の扱いは飲み会幹事の精算完全ガイドにまとめました。ここでは忘年会に特有の、会費以外のお金の扱い方だけを見ていきます。

寸志は、使い道で見え方が変わる

寸志は、上司が会のために出してくれる心付けです。受け取ったら、乾杯の前後に「〇〇部長から寸志をいただきました」と名前を紹介してお礼を言います。金額は言わないのが一般的です。

使い道は、大きく分けて三つあります。一次会の会費を全員分下げる、景品にあてる、二次会の費用にあてる。どれを選んでも間違いではありませんが、参加者からの見え方がかなり違います。

会費を下げる使い方は、いちばん公平です。ただ、20人の会に2万円の寸志が入っても、会費は1人1,000円下がるだけです。その差に気づく人は多くありません。寸志を出した人の気持ちが、会費の中に溶けて見えなくなるのがこの使い方の弱点です。

景品にあてると、寸志は目に見える形になります。「部長賞」として一番いい景品に名前を付ければ、誰のお金で何が買われたのかが全員に伝わります。金額を伏せたまま感謝を形にできるので、紹介のときに金額を言わない習慣とも相性がいい使い方です。

二次会にあてる場合は、一次会で帰る人がその恩恵を受けられない点に注意してください。寸志は会全体に出されたものなので、一部の人だけが使う形にするなら、出してくれた本人に一言確認しておくのが安全です。

寸志を出した人の会費をどうするか

迷いやすいのが、寸志を出した上司本人の会費です。寸志とは別に会費も払う人もいれば、寸志の中に自分の会費が含まれているつもりの人もいます。

ここは推測で決めないほうがいいところです。受け取った時点で「会費はいつもどおりいただいてよろしいですか」と聞けば、相手も答えやすく、あとで会計を説明するときにも困りません。

会社の補助は、条件を先に聞いておく

会社や部署から補助が出る場合、使い方の条件がついていることがあります。補助の対象が社員だけなのか、派遣社員や業務委託の人も含むのか。上限は1人あたりいくらか。領収書の宛名と但し書きはどう書くか。

これらは、店を予約する前に経理か上司に聞いておきます。会が終わってから宛名を書き直してもらうのは手間がかかりますし、対象外の人がいると分かれば、その人の会費だけ補助なしで計算し直すことになります。

補助の対象に含まれない人がいる会では、その人の会費が他の人より高くなります。それ自体は会社の規定なので幹事が気に病む話ではありませんが、金額の違いは事前に本人へ伝えておくと、当日の集金で説明せずに済みます。

景品代は、幹事の立て替えになりやすい

景品は会の前に買っておく必要があるので、たいてい幹事が自分のお金で立て替えます。そして当日は進行に追われ、会計のときには景品代のことを忘れています。

立て替えた時点でレシートを撮り、金額を記録しておくのがいちばん確実です。景品の予算を寸志でまかなうのか、補助から出すのか、会費に上乗せするのかも、買う前に決めておきます。買ったあとで財源を探すと、幹事が差額をかぶる結果になりがちです。

欠席した人に景品の費用を請求することはまずありません。人数が減っても景品の数を変えないなら、その分は出席者の負担になります。ドタキャンが出た場合の店の料金については、キャンセル料は誰が払うかで整理しています。

20人の忘年会で計算してみる

1人5,000円のコースを20人で予約し、景品を15,000円分用意した会で考えます。部長から寸志を20,000円預かり、会社からは1人2,000円の補助が全員分出るとします。

かかるお金は店の100,000円と景品の15,000円で、合計115,000円です。ここから補助の40,000円を引くと、残りは75,000円になります。

会費を下げる使い方では、75,000円から寸志の20,000円を引いた55,000円を20人で割り、1人2,750円になります。景品と二次会にあてる使い方では、景品代が寸志から出るので、店の代金から補助を引いた60,000円を20人で割り、1人3,000円です。

二つの使い方の差は、1人あたり250円しかありません。それなら、寸志の気持ちが目に見える形を選ぶのも十分に合理的な判断です。

記録は、出どころごとに分けておく

忘年会の会計が説明しにくくなるのは、会費・寸志・補助・景品代が一つの財布で混ざるからです。逆に、出どころごとに記録が分かれていれば、誰に聞かれても数字で答えられます。

Evereで管理するなら、補助と寸志でまかなえなかった分を参加者で割る支払いとして登録し、全員を参加者にした均等割にします。寸志と補助の金額と使い道は支払いのメモに書いておけば、翌年の幹事に引き継ぐときもそのまま渡せます。

よくある質問

Q. 寸志をいただいたあと、お礼はどうすればいいですか？ 当日の紹介とお礼に加えて、翌営業日に幹事から一言伝えておけば十分です。品物でお返しをする必要はありません。景品にあてた場合は、何を買ったかを添えると喜ばれます。

Q. 寸志が余ったときはどうしますか？ 二次会や翌年の会に回すのが一般的ですが、使い道を幹事だけで決めず、出してくれた人に伝えておくと安心です。会費から引いて返す方法もありますが、20人で割ると数百円になり、手間のほうが大きくなります。

Q. 補助の対象外の人がいる場合、他の参加者で差額を負担すべきですか？ 決まりはありません。少人数なら全員の会費を揃えるために差額をならす会もあります。ただ、その判断は会社の補助の趣旨とは別の話なので、ならすかどうかを参加者に一度諮るほうが後腐れがありません。

Q. 景品を買いすぎて余った場合は？ 次の会の景品に回すか、幹事の判断で参加者に配ります。余った景品の代金を誰かに請求するのは難しいので、予算は上限として先に決めておくのが確実です。