辦公室的咖啡和零食錢，怎麼湊成公用基金來管

辦公室的咖啡和零食，多半是從某一個人買回來開始的。然後那個人就一直買下去。

金額小，所以沒人說這是個問題。只有買的人自己知道一個月要出多少，而這話一直沒找到機會開口，幾個月就過去了。

🍪 該停掉每次收錢的分界在人數，不在次數

每次買每次收，人少的時候是成立的。三個人的話，跟在場的每個人收二十塊就結束了。

會垮掉是在人變多之後。超過五個人，總會有人不在場。 買回來時正好走開的人、那天在家上班的人、下週才加入的人。只要出現了該跟誰收、不跟誰收的判斷，每次收錢就維持不下去了。

另一個分界是頻率。一週一次還追得動，變成每天，收錢的工夫就超過了錢本身。人數超過五個，或者頻率超過每週兩次，就該換成公用基金了。

💰 按實際開銷倒推每人的金額

常見的失敗是先定一個整數。定下每人每月 200 元，再去想這些錢能買什麼，結果一定是不夠花或者剩太多。

正確的順序是反過來：先算出一個月的實際開銷，再除以人數。

十個人就是每人 175 元。湊整到 200 元沒問題，但要事先說清湊整出來的那部分歸誰。是存著，還是用在下個月的採購上。含糊著重複下去，一定會出現讓人覺得負責人在占便宜的時刻。

👀 看不到餘額，基金就會停下來

基金停擺的原因不是嫌錢多。是長期沒人說得清現在還剩多少。

從出錢的人來看，每個月都在交，卻不知道花在哪裡，無論金額大小都不舒服。而負責人這邊，被問到答不上來也會開始心虛。

需要的不是詳細的財務報告。有餘額和最近買了什麼就夠了。在 Evere 裡為這筆基金建一個專案，收進來的和花出去的就擺在同一個地方，被問到的時候把螢幕轉過去就結束了。

🙅 不喝的人怎麼辦

不喝咖啡、不吃零食的人一定存在。要是一律同額，用不上的人就會一直默默地交。

處理辦法有三種。

• 讓本人自己選擇參不參加
• 按項目分開，咖啡派和茶派各算各的
• 設一個金額更低的參加級距

實務上最少起摩擦的是第一種。按項目分，管理量翻倍；設金額差，就得記住誰在哪一級。只留下參加或不參加兩個選項，運作起來最輕。

要不要讓用不上的人付同樣的錢，這個問題在聚餐裡也是同一個形狀。思路整理在不喝酒的人也付一樣的錢合理嗎。

🔑 換人的時候最容易散

基金消失的典型場景是負責人調職或者離職。現金在手上，記錄只在本人腦子裡，這樣交接下去，餘額就失去了依據。

要交接的不只是現金。當前餘額、最近的採購記錄、正在參加的人員名單。這三樣齊了，下一個人就能照原樣接著做。

記錄在一個地方，交接就只是共享一個畫面。反過來，只把現金裝信封遞過去，接手的人除了相信餘額別無選擇。不製造出只能靠相信的狀態，是讓它長久跑下去的唯一條件。 越是長期經手小錢的角色，記錄越是在保護本人。