ค่าเครื่องมือที่ฟรีแลนซ์แชร์กัน ชื่อผู้ถือบัญชีและการเลิกใช้

พอฟรีแลนซ์ทำงานด้วยกันไปสักพัก เครื่องมือที่ใช้ร่วมกันก็เพิ่มขึ้นเองโดยไม่ได้ตั้งใจ ทั้งโปรแกรมออกแบบ พื้นที่เก็บไฟล์ และบริการออกใบแจ้งหนี้

ปัญหาไม่ได้เกิดตอนใช้งาน แต่เกิด ตอนมีใครถอนตัว ถึงตอนนั้นทุกคนถึงจะได้รู้เป็นครั้งแรกว่าสัญญาอยู่ในชื่อใคร ใครมีสิทธิ์จัดการ และเงินตัดจากบัตรของใคร

พอชื่อผู้ถือบัญชีไปอยู่กับคนเดียว อำนาจก็ไปอยู่ด้วย

ถึงจะเรียกว่าสัญญาร่วม แต่ในความเป็นจริงส่วนใหญ่คือคนหนึ่งทำสัญญาแล้วคนอื่นช่วยกันออกค่าใช้จ่าย เพราะบัตรที่ผูกได้มีใบเดียว

ตอนนั้นคนถือชื่อจะรวมสามบทบาทไว้พร้อมกัน คือคนจ่าย คนดูแล และคนที่ยกเลิกได้ ต่อให้หารค่าใช้จ่ายกัน สิทธิ์ในการปิดบัญชีก็ยังอยู่กับผู้ถือชื่อคนเดียว

ตรงนี้แหละคือเมล็ดของปัญหา ถ้าผู้ถือชื่อลดงานลงแล้วตัดสินใจว่าไม่ต้องใช้แล้ว สภาพแวดล้อมการทำงานของคนอื่นก็หายไป ในทางกลับกัน ต่อให้ผู้ถือชื่อเลิกใช้ไปแล้ว เงินก็ยังตัดจากบัตรตัวเองอยู่ดี การตกลงแค่เรื่องหารค่าใช้จ่ายโดยไม่พูดถึงอำนาจเลย คือความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด

ส่วนลดรายปีทำให้การหารรายเดือนพัง

เครื่องมือส่วนใหญ่มีส่วนลดถ้าจ่ายรายปี ถ้าเดือนละ 2,100 บาทกลายเป็นปีละ 21,000 บาท ก็ต่างกันปีละ 4,200 บาท แน่นอนว่าต้องเลือกรายปี

แต่พอจ่ายรายปีแล้ว การคำนวณตอนจำนวนคนเปลี่ยนกลางทางจะยากขึ้นทันที

รายปีคือเงินออกไปแล้วตั้งแต่ต้น จึงต้องตัดสินว่าจะให้ใครรับส่วนของคนที่ถอนตัวไป หรือจะคืนตามสัดส่วนของช่วงที่ไม่ได้ใช้ ถ้าจะเลือกรายปี ก็ต้องตกลงวิธีคำนวณตอนถอนตัวกลางทางไปพร้อมกัน ถ้าเลือกเพราะถูกอย่างเดียว การคำนวณนี้จะตกใส่เราทีหลัง

ใบเสร็จออกให้แค่ผู้ถือบัญชี

สำหรับฟรีแลนซ์ ค่าเครื่องมือคือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ จึงต้องมีใบเสร็จ

แต่ในสัญญาร่วม บริการจะออกใบเสร็จให้แค่ใบเดียวในชื่อผู้ถือบัญชี คนอื่นที่ช่วยออกจะไม่มีเอกสารยืนยันส่วนที่ตัวเองจ่ายเลย

ทางออกมีสองแบบ คือให้ผู้ถือบัญชีออกใบแจ้งหนี้ให้คนอื่น หรือให้ผู้ถือบัญชีลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนแล้วถือเงินที่คนอื่นโอนมาเป็นเงินทดรองไม่ใช่รายได้ จะเลือกแบบไหนเกี่ยวกับการจัดการทางภาษี จึงควรตกลงวิธีให้ตรงกันทั้งกลุ่มก่อนเริ่ม ถ้ามีคนเดียวทำต่างออกไป พอถึงช่วงยื่นภาษีจะขัดกันแน่นอน

ส่วนบันทึกการโอนเงินนั้น เก็บไว้จะตรวจสอบได้เร็ว ถ้า สร้างโปรเจกต์สำหรับเครื่องมือร่วมนี้ ใน Evere ก็จะเห็นเป็นรายการว่าใครออกอะไรไปเมื่อไร

ตกลงเงื่อนไขตอนถอนตัวก่อนทำสัญญา

สัญญาร่วมจบลงได้ด้วยเหตุผลธรรมดา เช่น มีคนกลับไปเป็นพนักงานประจำ เลิกใช้ หรือค่าใช้จ่ายไม่คุ้มอีกต่อไป ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เรื่องแปลก

สิ่งที่ต้องตกลงมีสามข้อ

• จะบอกล่วงหน้ากี่วันว่าจะถอนตัว เช่น หนึ่งเดือนก่อนวันต่ออายุถ้าเป็นรายปี
• จะคืนเงินช่วงที่เหลือของรายปีหรือไม่
• จะจัดการข้อมูลและไฟล์ของคนที่ถอนตัวอย่างไร

ข้อสามมักถูกลืม ไฟล์ที่วางไว้ในพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมอาจหายไปพร้อมกับบัญชี สำหรับคนที่ถอนตัว นี่คือเรื่องบันทึกการทำงานที่หายไป ซึ่งบางครั้งหนักกว่าเรื่องเงินเสียอีก

ขึ้นราคาทีไร ใครเป็นคนตัดสิน

บริการแบบสมัครสมาชิกย่อมขึ้นราคา และในสัญญาร่วม แจ้งเตือนนั้นไปถึงแค่ผู้ถือบัญชี

ถ้าผู้ถือบัญชีจ่ายต่อไปเงียบๆ คนอื่นก็จะถูกเก็บเพิ่มโดยไม่รู้ตัว ในทางกลับกัน ถ้าผู้ถือบัญชีย้ายไปใช้ตัวอื่นเอง งานของคนอื่นก็หยุด แค่ตกลงไว้บรรทัดเดียวตั้งแต่ต้นว่าถ้ามีแจ้งขึ้นราคาให้ส่งต่อให้ทุกคน ก็กันได้ทั้งสองอย่าง

ตั้งเกณฑ์การตัดสินไว้ล่วงหน้าก็ช่วยให้เร็วขึ้น ถ้าวางกติกาว่าเกินเท่าไรแล้วต้องกลับมาคุยกันทั้งกลุ่ม ก็ไม่ต้องเปิดประเด็นกันทุกรอบ ส่วนการขีดเส้นของคู่รักที่แชร์บริการสมัครสมาชิกอยู่ใน การจัดการบริการสมัครสมาชิกของคู่ที่อยู่ด้วยกัน แต่แนวคิดกับเครื่องมือทำงานก็ไม่ต่างกัน

คำถามที่พบบ่อย

ถาม ตั้งเป็นชื่อบริษัทไปเลยไม่ดีกว่าหรือ การตั้งบริษัทร่วมกันเพียงเพื่อหารค่าเครื่องมือนั้นหนักเกินไป เขียนกติกาเรื่องสัญญาและสิทธิ์แล้วแชร์กันไว้ จะเป็นทางที่ทำได้จริงกว่า

ถาม อยากหารตามปริมาณการใช้มากกว่าหารเท่ากัน ถ้าเป็นเครื่องมือที่คิดตามที่นั่ง หารตามจำนวนคนได้เลย ถ้าคิดตามปริมาณการใช้ ให้เช็กก่อนว่ารายละเอียดออกเป็นรายคนหรือไม่ ถ้าไม่ออก ก็เหลือแค่หารเท่ากัน

ถาม มีคนโอนช้าเป็นประจำ โครงสร้างนี้คือผู้ถือบัญชีออกให้ก่อน ถ้าปล่อยไว้ก็จะกลายเป็นว่าผู้ถือบัญชีให้ยืมอยู่คนเดียว ให้ตั้งวันปิดยอดแล้วเคลียร์ให้ตรงกันตรงนั้น แนวคิดใน ตั้งวันปิดยอดประจำเดือนแล้วไม่ต้องทะเลาะ ใช้ได้ทันที

ถาม ถ้ามีเดือนที่คนหนึ่งไม่ได้ใช้เลย การเอาเข้าเอาออกเป็นรายเดือนทำให้งานดูแลหนักเกินคุ้ม ถ้ามองทั้งปีแล้วช่วงที่ไม่ได้ใช้ยาว เอาคนนั้นออกจากสัญญาไปเลยจะง่ายกว่าสำหรับทั้งสองฝ่าย