부서 경조사비, 모으는 방식과 기록을 남기는 법

부서에서 경조사비를 모으는 역할이 돌아오면, 금액을 정하는 것보다 정하는 방식을 설명하는 게 더 어렵다는 걸 알게 됩니다.

한 사람당 1만 원인지 2만 원인지. 막 입사한 사람은 어떻게 할지. 휴직 중인 사람에게 연락할지. 어느 것도 정답이 없는데다 그 자리에서 판단을 요구받습니다.

금액보다 먼저 모으는 방식을 정해둔다

경조사비가 번거로운 건 일이 생긴 뒤에야 비로소 금액을 생각하기 때문입니다. 좋은 소식이나 부고가 들어온 뒤에 의논을 시작하면 시간이 없을 뿐 아니라, 그 사람에 대한 평가와 금액이 붙어 보이게 됩니다.

먼저 정해둬야 할 건 금액이 아닙니다. 누가 연락하고, 언제까지 모으고, 남으면 어떻게 할지라는 절차 쪽입니다. 금액은 사안마다 달라지지만 절차는 한 번 정하면 계속 씁니다.

절차가 정해져 있으면 모으는 쪽의 부담이 눈에 띄게 줄어듭니다. 연락할 이유를 매번 생각하지 않아도 되고, “지난번과 같은 방식으로”라고 말할 수 있기 때문입니다.

일괄로 할지, 자율로 할지

모으는 방식은 크게 둘로 갈립니다. 전원에게서 같은 금액을 걷는 일괄이냐, 내고 싶은 사람이 내는 자율이냐.

일괄의 장점은 금액을 고민하지 않아도 된다는 점입니다. 단점은 참여하지 않는 선택이 사실상 사라진다는 데 있습니다. 가정 사정이나 신념으로 내고 싶지 않은 사람이 거절할 말을 갖지 못합니다.

자율의 장점은 그 반대입니다. 거절할 여지가 남는 대신 모이는 금액을 예측할 수 없습니다. 총무가 부족분을 사비로 메우는 형태가 되기 쉽고, 그건 한 번 일어나면 다음 담당자가 맡지 않으려 합니다.

실무에서 잘 굴러가는 건 세 번째입니다. 금액은 일괄로 제시하되 사퇴를 개별로 받는다고 알려둡니다. 사퇴 연락처를 총무 개인으로 해두면 사퇴한 사실이 다른 사람에게 보이지 않습니다.

직급이나 연차로 금액에 차이를 두는 방식도 있습니다. 다만 경조사비에서는 차이를 두지 않는 편이 덜 부딪히고, 굳이 둘 거라면 회식 같은 일상적인 자리에서 먼저 익숙해지는 편이 안전합니다. 차등 자체를 두는 방법은 회식 총무의 정산 완벽 가이드에서 다루고 있습니다.

조사는 시간이 없다는 전제로 준비한다

경사와 조사는 같은 경조사비여도 성질이 완전히 다릅니다. 결혼이나 출산은 몇 주 전부터 알 수 있지만 부고는 당일에 들어옵니다.

조사에서 필요한 건 의논이 아니라 이미 정해진 규칙입니다. 누가 대납하고 언제 걷을지를 미리 정해두지 않으면, 대납한 사람이 말을 못 꺼낸 채 끝납니다. 부의금은 당일에 필요하기 때문에, 실무적으로는 한 사람이 전액을 대납하고 나중에 회수하는 형태가 될 수밖에 없습니다.

이 “먼저 대납하고 나중에 걷는” 형태는 회수가 가장 잘 빠지는 구조입니다. 사안이 무거운 만큼 나중에 금액 이야기를 꺼내기 어려워지기 때문입니다. 대납한 시점에 금액과 대상자를 기록으로 남겨두면, 나중의 회수가 사무 처리로 끝납니다.

모은 기록을 전달한 뒤까지 남긴다

경조사비의 기록은 전달한 시점에 끝나지 않습니다. 나중에 “나는 냈을 텐데”라는 확인이 올 때가 있고, 그때 답할 수 있느냐에 따라 다음번에 모으기가 달라집니다.

Evere에서 프로젝트를 하나 만들면 그 사안에 관련된 금액만 묶어서 다룰 수 있습니다. 누구에게 받았는지, 무엇에 썼는지, 얼마가 남았는지가 한곳에 남으니 보고도 거기서 만들 수 있습니다.

남은 돈의 처리는 미리 말해두는 게 안전합니다. 다음 경조사로 넘길지, 그 자리에서 돌려줄지. 넘기는 경우에는 지금 맡고 있는 금액이 얼마인지 말할 수 있는 상태여야 합니다. 금액이 보이지 않는 이월금은 담당자가 바뀐 시점에 설명할 수 없게 됩니다.

걷는 연락 자체의 요령은 공동 선물의 회비 걷기에 쓴 절차가 거의 그대로 들어맞습니다.

자주 묻는 질문

Q. 갓 입사한 사람에게도 연락해야 하나요? 연락은 하되 거절하기 쉬운 표현을 덧붙이는 게 무난합니다. 처음부터 빼면 본인이 모르는 사이에 부서 관행에서 제외되는 형태가 됩니다. 판단을 본인에게 넘기는 게 공평합니다.

Q. 휴직 중이거나 육아휴직 중인 사람은요? 연락 자체를 삼갈 필요는 없지만 답을 재촉하지 마세요. 기한을 두지 않고 전하고, 답이 없으면 그대로 진행하는 게 현실적입니다.

Q. 부서 안에서 금액 시세를 물어보면요? 과거 기록이 있다면 그걸 보여주는 게 가장 모나지 않습니다. 시세를 말로 답하면 그 사람의 주관으로 취급됩니다. 지난번에 얼마를 걷었는지는 누구의 의견도 아닙니다.

Q. 총무가 사비로 보탠 몫은 청구해도 되나요? 청구하세요. 다만 전달한 뒤가 아니라 부족을 알게 된 시점에 전하는 편이 통합니다. 다 전달한 뒤의 청구는 금액의 타당성이 아니라 사후 보고로 받아들여집니다.