프리랜서끼리 나누는 툴 비용 명의와 해지 때의 정리

프리랜서끼리 일을 돌리다 보면 공동으로 쓰는 툴이 자연스럽게 늘어납니다. 디자인 툴, 파일 공유, 청구서 발행 서비스.

문제가 생기는 건 쓰는 동안이 아닙니다. 누군가 빠질 때입니다. 그때가 되어서야 계약이 누구 명의이고 권한이 누구에게 있으며 결제가 누구에게서 나가는지를 전원이 처음 확인하게 됩니다.

계약 명의가 한 사람에게 쏠리면 권한도 쏠린다

공동 계약이라고 해도 실태는 한 사람이 계약하고 다른 사람이 비용을 분담하는 형태가 대부분입니다. 카드를 등록할 수 있는 게 한 명이기 때문입니다.

이때 명의자에게는 세 가지 입장이 동시에 모입니다. 결제하는 사람, 관리하는 사람, 그리고 해지할 수 있는 사람입니다. 비용은 분담해도 계정을 멈출 권한은 명의자만 가지고 있습니다.

여기가 다툼의 씨앗이 됩니다. 명의자가 일을 줄이면서 이제 필요 없다고 판단하면 다른 사람의 작업 환경이 사라집니다. 반대로 명의자만 쓰지 않게 되어도 결제는 자기 카드에서 계속 나갑니다. 비용 분담만 정하고 권한 이야기를 하지 않은 채 시작하는 게 가장 흔한 실패입니다.

연 결제 할인이 월할을 깨뜨린다

툴의 상당수는 연 결제에 할인이 있습니다. 월 60,000원이 연 600,000원이 된다면 1년에 120,000원 차이입니다. 당연히 연 결제를 고릅니다.

그런데 연 결제로 하면 도중에 인원이 바뀌었을 때의 계산이 갑자기 어려워집니다.

연 결제는 지출이 먼저 확정되므로 빠진 사람의 몫을 누군가 떠안을지, 쓰지 않은 기간을 일할로 돌려줄지를 정해야 합니다. 연 결제를 고른다면 중도 이탈의 계산 방법까지 동시에 정해둘 필요가 있습니다. 싼 것만 보고 고르면 이 계산이 나중에 떨어집니다.

영수증은 명의자에게만 나온다

프리랜서에게 툴 비용은 경비입니다. 그래서 영수증이 필요합니다.

그런데 공동 계약에서는 서비스가 발행하는 영수증이 명의자 앞으로 된 한 장뿐입니다. 분담하는 다른 사람에게는 자기 부담분을 증명할 서류가 존재하지 않습니다.

대처는 두 가지입니다. 명의자가 다른 사람에게 청구서를 내는 형태로 하거나, 명의자가 전액을 경비로 하고 다른 사람의 입금을 매출이 아니라 대납금으로 처리하거나. 어느 쪽을 고를지는 세무상의 취급과 얽히므로 시작하기 전에 전원의 처리 방법을 맞춰두세요. 한 사람만 다르게 처리하면 신고 시기에 반드시 어긋납니다.

송금 기록 자체는 남겨두면 확인이 빨라집니다. Evere에서 이 공동 툴용 프로젝트를 만들면 누가 언제 무엇을 부담했는지가 목록으로 남습니다.

빠질 때의 조건을 계약하기 전에 정한다

공동 계약이 끝나는 이유는 몇 가지 있습니다. 누군가 회사원으로 돌아간다, 쓰지 않게 된다, 단가가 맞지 않게 된다. 어느 것도 드물지 않습니다.

정해둬야 할 건 세 가지입니다.

• 빠지겠다는 뜻을 언제까지 전할지(연 결제라면 갱신일 한 달 전 등)
• 연 결제의 남은 기간 몫을 환불할지 말지
• 빠진 사람의 데이터나 파일을 어떻게 다룰지

세 번째가 놓치기 쉽습니다. 공유 스토리지에 둔 파일은 계정이 사라지면 함께 사라지는 경우가 있습니다. 빠지는 쪽에게는 일의 기록이 없어지는 이야기라, 금액보다 이쪽이 무거운 경우가 있습니다.

인상될 때마다 누가 판단하는가

구독은 가격을 올립니다. 공동 계약에서는 그 통지가 명의자에게만 갑니다.

명의자가 말없이 계속 내면 다른 사람은 모르는 사이에 부담액이 올라갑니다. 반대로 명의자가 독단으로 갈아타면 다른 사람의 작업이 멈춥니다. 인상 통지가 오면 공유한다는 한 줄을 처음에 정해두는 것만으로 이 둘은 막을 수 있습니다.

판단 기준도 미리 정해두면 빠릅니다. 일정 금액을 넘으면 전원이 다시 검토한다는 규칙으로 해두면 그때마다 논의를 일으키지 않아도 됩니다. 동거 커플이 공유 구독을 다루는 선 긋기는 동거 커플의 구독 관리에 있지만, 사고방식은 일 도구에서도 다르지 않습니다.

자주 묻는 질문

Q. 명의를 법인으로 하면 되지 않나요? 공동으로 법인을 만드는 건 툴 비용 분담만을 위해서는 너무 무겁습니다. 계약과 권한의 규칙을 글로 적어 공유하는 편이 실무적으로 현실적입니다.

Q. 정산이 아니라 사용량으로 나누고 싶은데요. 좌석 과금 툴이라면 인원수로 나눌 수 있습니다. 사용량 과금인 것은 명세가 사람 단위로 나오는지 먼저 확인하세요. 나오지 않으면 머릿수로 나눌 수밖에 없습니다.

Q. 입금이 늦는 사람이 있습니다. 명의자가 계속 대납하는 구조라 방치하면 명의자만 빌려주고 있는 상태가 됩니다. 마감일을 정해 거기서 맞추는 운용으로 하세요. 매달 마감일을 만들면 다투지 않는다의 사고방식을 그대로 쓸 수 있습니다.

Q. 한 사람이 쓰지 않는 달이 있으면요? 월 단위로 빼는 건 관리가 무거워지므로 권하지 않습니다. 1년으로 봐서 쓰지 않는 기간이 길다면 그 사람은 계약에서 빼는 편이 양쪽에 간단합니다.