結婚式二次会の会費設定 幹事が赤字を出さない計算

結婚式の二次会を任されたとき、いちばん怖いのは当日の進行ではありません。集めた会費が支払いに届かず、差額を幹事が自分のカードで埋めることです。

しかもこの赤字は、ミスをしたから出るわけではありません。会費の決め方が人数の前提に依存していて、その前提が当日ずれるからです。順番に外していきます。

🥂 赤字は人数ではなく、固定費から生まれる

二次会の支出は、性質の違う二つに分かれます。人数に比例して増えるものと、何人来ても変わらないものです。

料理と飲み物は前者です。参加者が減れば支払いも減ります。一方、会場の貸切料、景品、装花、音響やプロジェクターの利用料は後者で、30人でも40人でも同じ金額がかかります。

赤字はこの後者から生まれます。会費を「支出の合計 ÷ 見込み人数」で決めると、固定費まで人数で割ってしまうことになる。人が一人減るたびに、その人が負担するはずだった固定費のぶんが、そのまま穴になります。

🧮 損益分岐人数を先に出す

固定費130,000円、1人あたりの料理と飲み物が3,500円の会で、会費を7,000円にしたとします。

支出は 130,000 + 3,500 × 人数で計算しています。40人なら270,000円、35人なら252,500円、30人なら235,000円です。

会費7,000円のうち、料理と飲み物に3,500円が消えるので、固定費に回せるのは1人3,500円だけです。130,000 ÷ 3,500 = 37.1 なので、38人を下回った瞬間に赤字になります。見込みが40人の会は、たった3人の欠席で赤字圏に入る設計だったということです。

この一行を先に計算しておくと、会費を決める議論が一気に短くなります。何人まで減っても耐えられるかが数字で出るからです。

🎫 会費は見込みの8割で割って決める

対策は単純で、固定費を割る人数を、見込みより少なく取ることです。目安は8割です。

40人を見込む会なら、固定費130,000円を32人で割ります。130,000 ÷ 32 = 4,062円。これに1人あたりの変動費3,500円を足して、7,562円。切りのいい7,500円が会費になります。この設定なら損益分岐は 130,000 ÷ 4,000 = 32.5 で33人まで下がり、7人の欠席まで耐えられます。

会費を100円単位で細かく設定しないでください。受付での釣り銭が発生すると、当日の人手がそこに取られます。500円単位に丸めて、丸めた差額は黒字側に倒すのが原則です。

余った黒字は返金しなくて構いません。返金は人数ぶんの手作業が発生します。景品を1つ足す、二次会の写真をアルバムにする、主役へのプレゼントに上乗せするなど、その場で使い切る形にしてください。連名のプレゼントを別に用意している場合は、集金の段取りを分けておくと会計が混ざりません。

🚫 欠席・当日参加・持ち出しの線引き

会費制の会で最後に揉めるのは、当日の増減の扱いです。三つとも、募集の文面で先に決められます。

欠席の扱いは、会場に人数を伝える日を基準にします。「木曜の18時に人数を確定するので、以降のキャンセルは会費を頂きます」と書いておく。この一行があるかないかで、当日の連絡の重さがまったく変わります。理屈と伝え方はドタキャンのキャンセル料は誰が払うかにまとめてあります。

当日参加は、原則として受け入れて構いません。固定費が回収済みなら、一人増えるごとに会費と変動費の差額だけ黒字が増えます。ただし料理の追加が間に合わない会場もあるので、受付で「料理は行き渡らない可能性がある」とだけ伝えます。

幹事自身の会費をどうするかは、最初に決めて全員に伝えてください。幹事は無料にする会もあれば、全員と同額を払う会もあります。どちらでもいいのですが、決めずに始めると、当日の集計で自分の分をどう扱うか迷うことになります。会全体の段取りは飲み会幹事の精算完全ガイドが使えます。

❓ よくある質問

Q. 会費を新郎新婦に負担してもらうのはありですか？ 会費制の二次会では、主役は招かれる側なので、原則として支払いません。ただし景品や装花を豪華にしたいという希望が本人たちから出た場合は、その差額だけを負担してもらう形にすると筋が通ります。誰が何を負担したかは記録に残しておいてください。

Q. 受付でお金を集める人は何人必要ですか？ 40人規模なら2人です。1人は会費の受け取り、もう1人は名簿のチェックに専念します。1人で兼ねると列ができて、開始時刻が押します。釣り銭は5,000円札を多めに用意しておくと止まりません。

Q. 支払いを幹事のカードで先に済ませても大丈夫ですか？ 金額と回収の見込みが立っているなら問題ありません。ただし、会場への支払いが会の当日ではなく後日になる場合は、集めた現金を数日持ち歩くことになります。その期間だけは、金額と保管場所を共同幹事にも共有しておいてください。

Q. 二次会の収支は参加者に公開しますか？ 黒字が出た場合だけ、使い道を一行で伝えれば十分です。収支の詳細を出すと、個々の項目に意見が出て話が長くなります。何に使ったかが分かれば、透明性としては足りています。