駐在コミュニティのイベント会計 顔ぶれが入れ替わる前提で

海外の日本人コミュニティや駐在員の集まりには、他のグループにない事情が一つあります。毎年、一定の割合で人が入れ替わることです。

赴任してきた人が幹事を引き受け、二年後には帰任する。次の人が引き継ぐころには、前のやり方を知っている人が誰も残っていない。会計が毎回ゼロから作り直されるのは、そのためです。

人ではなく、役割に紐づける

引き継ぎが失敗する原因は、決めごとが個人の記憶に入っているからです。「去年は田中さんが立て替えて、あとで集めてた」という情報は、田中さんが帰国した時点で失われます。

必要なのは、誰がやるかではなく、何をどの順番でやるかを残すことです。会費をいくらにして、いつまでに集めて、余ったらどうするか。この三つが文章で残っていれば、引き受ける人が変わっても同じ運用ができます。

書く場所は、参加者全員が見られるところにしてください。幹事のスマホの中にあるメモは、引き継ぎ資料になりません。個人の端末に置いた情報は、その人の帰任と一緒に消えると考えてください。

繰越金を残すなら、残高を毎回公開する

イベントごとに少額の余りが出るのは普通のことです。問題は、それを次回に繰り越したときに起きます。

4月に25ドル残り、7月は20ドルの赤字を残高から埋めて5ドルになり、10月に20ドル増えてまた25ドルです。金額としては小さいのですが、この25ドルは常に誰か一人の財布かカードの中にあります。

その人が帰任するとき、この25ドルは行き場を失います。だから繰越を持つなら、毎回のイベント後に残高と、それを誰が持っているかを一緒に公開してください。金額よりも、保管者が明示されていることのほうが重要です。繰越を持たない選択肢もあります。毎回きっちりゼロにして、余りはその場で飲み物に使い切る形なら、引き継ぎの対象が一つ減ります。

通貨は現地通貨だけで完結させる

駐在員の集まりでは、参加者ごとに使っている通貨の感覚が違います。着任直後の人は日本円で考え、長い人は現地通貨で考えています。ここに一時帰国中の人や、日本から来た出張者が混ざります。

会計は現地通貨で統一してください。会費を日本円で提示すると、その時点のレートで各自が換算することになり、集まる金額が人によってずれます。日本円で受け取る必要がある相手がいる場合だけ、例外として個別に処理します。

換算が必要になるのは、帰任する人との精算だけです。そのときも、支払いが起きた時点のレートで金額を固定すれば、相場が動いても揉めません。母国通貨と現地通貨が混ざる場面の扱いは一時帰国の立て替え精算にまとめてあります。

帰任の1か月前に、その人の分を閉じる

コミュニティの会計でいちばん損失が出やすいのは、帰任のタイミングです。引っ越し、送別会、手続きが重なる時期に、立て替えの精算だけが後回しになります。

帰任が決まった時点で、その人に関わる金額を洗い出してください。立て替えたぶん、預かっているぶん、まだ受け取っていないぶん。この三つを1か月前に確定させると、最後の一週間に金額の話をしなくて済みます。

コミュニティが備品を持っている場合も同じです。テント、クーラーボックス、スピーカーのような共用品は、誰の家に置いてあるかを記録しておかないと、その人の帰任と一緒に消えます。買った金額と保管者を残しておけば、次に必要になったとき買い直さずに済みます。

記録を場所ではなく、グループに置く

引き継ぎを軽くする最短の方法は、金額の記録を最初から共有された場所に置くことです。誰が幹事でも同じ画面を見られる状態にしておけば、引き継ぎの作業は権限を渡すだけになります。

Evereではイベントごとにプロジェクトを分けて、参加者を招待できます。花見と運動会を別のプロジェクトにしておくと、前回いくらかかったかを次の幹事がそのまま参照できます。会そのものの段取りは飲み会幹事の精算完全ガイドが、規模の大きい会にも使えます。

よくある質問

Q. 参加人数が毎回読めません。会費はどう決めますか？ 固定費を、見込みより少ない人数で割ってください。会場費や備品のように人数が減っても変わらない費用を、参加見込みの8割で割ると、欠席が出ても赤字になりません。余った場合の使い道を先に決めておけば、返金の手間も発生しません。

Q. 現金を持たない人が増えていて、集金がばらつきます。 受け取る手段を一つに決めて、それ以外は例外扱いにしてください。現地の送金アプリが使えない着任直後の人だけ現金にする、という形なら、確認する場所が二つで済みます。三つ以上に増えると未回収が必ず出ます。

Q. 会社の補助が出る場合、会計はどう分けますか？ 補助分と会費分を別の記録にしてください。会社に提出する精算と、参加者から集めた会費は、確認する相手も期限も違います。一つにまとめると、どちらの説明も難しくなります。

Q. 幹事の会費を無料にするのは一般的ですか？ コミュニティによります。ただし決め方は共通で、無料にするかどうかを募集の文面に書いておくことです。書いていない状態で無料にすると、次の幹事が同じ判断をしていいのか分からなくなります。