办公室的咖啡和零食钱，怎么凑成公用基金来管

办公室的咖啡和零食，多半是从某一个人买回来开始的。然后那个人就一直买下去。

金额小，所以没人说这是个问题。只有买的人自己知道一个月要出多少，而这话一直没找到机会开口，几个月就过去了。

🍪 该停掉每次收钱的分界在人数，不在次数

每次买每次收，人少的时候是成立的。三个人的话，跟在场的每个人收五块钱就结束了。

会垮掉是在人变多之后。超过五个人，总会有人不在场。 买回来时正好走开的人、那天在家办公的人、下周才加入的人。只要出现了该跟谁收、不跟谁收的判断，每次收钱就维持不下去了。

另一个分界是频率。一周一次还追得动，变成每天，收钱的功夫就超过了钱本身。人数超过五个，或者频率超过每周两次，就该换成公用基金了。

💰 按实际开销倒推每人的金额

常见的失败是先定一个整数。定下每人每月 50 元，再去想这些钱能买什么，结果一定是不够花或者剩太多。

正确的顺序是反过来：先算出一个月的实际开销，再除以人数。

十个人就是每人 40.5 元。凑整到 45 元没问题，但要事先说清凑整出来的那部分归谁。是攒着，还是用在下个月的采购上。含糊着重复下去，一定会出现让人觉得负责人在占便宜的时刻。

👀 看不到余额，基金就会停下来

基金停摆的原因不是嫌钱多。是长期没人说得清现在还剩多少。

从出钱的人来看，每个月都在交，却不知道花在哪里，无论金额大小都不舒服。而负责人这边，被问到答不上来也会开始心虚。

需要的不是详细的财务报告。有余额和最近买了什么就够了。在 Evere 里为这笔基金建一个项目，收进来的和花出去的就摆在同一个地方，被问到的时候把屏幕转过去就结束了。

🙅 不喝的人怎么办

不喝咖啡、不吃零食的人一定存在。要是一律同额，用不上的人就会一直默默地交。

处理办法有三种。

• 让本人自己选择参不参加
• 按项目分开，咖啡派和茶派各算各的
• 设一个金额更低的参加档

实务上最少起摩擦的是第一种。按项目分，管理量翻倍；设金额差，就得记住谁在哪一档。只留下参加或不参加两个选项，运作起来最轻。

要不要让用不上的人付同样的钱，这个问题在聚餐里也是同一个形状。思路整理在不喝酒的人也付一样的钱合理吗。

🔑 换人的时候最容易散

基金消失的典型场景是负责人调岗或者离职。现金在手上，记录只在本人脑子里，这样交接下去，余额就失去了依据。

要交接的不只是现金。当前余额、最近的采购记录、正在参加的人员名单。这三样齐了，下一个人就能照原样接着做。

记录在一个地方，交接就只是共享一个画面。反过来，只把现金装信封递过去，接手的人除了相信余额别无选择。不制造出只能靠相信的状态，是让它长久跑下去的唯一条件。 越是长期经手小钱的角色，记录越是在保护本人。