ユニフォームの共同購入 — 途中で辞めた人の扱い

チームで何かをまとめて買うとき、揉めるのはたいてい買った瞬間ではありません。半年後、その中の誰かが辞めると言い出したときです。

「あのとき出したお金はどうなるのか」という問いに、その場で答えられるチームは多くありません。買う前に決めていないと、辞めるたびに一から議論することになります。

ユニフォームと備品は、同じ共同購入でも別物

まず分けてほしいのが、買ったものの行き先です。

ユニフォーム、シューズ、ラケットのように個人が持ち帰るものと、ネット、ボール籠、テント、救急箱のように団体に残るもの。この二つは、同じ発注書に並んでいても会計上はまったく違います。

前者は共同購入というより、まとめ買いによる値引きの話です。後者は共同所有の話になります。混ぜて処理しようとするから、辞める人が出たときに答えが出なくなります。

個人に渡るものは、買った人のもの

ユニフォームは、代金を払った本人のものです。辞めるときに返す必要はなく、チームが買い取る義務もありません。

実務で決めておくべきなのは、値引きの扱いだけです。20枚まとめると1枚あたりが安くなる場合、その差額は全員に均等に効きます。10枚しか注文が集まらず値引きが効かなかったときに、注文した人だけが高く払うのか、団体の費用で埋めるのか。ここだけ先に言っておけば、あとは各自の買い物です。

名入れやサイズ直しのような追加費用も、頼んだ人の負担にします。共同購入の形を取ると全部を割りたくなりますが、個人に残るものの費用を全員で割ると、持ち帰らない人が負担する形になります。

団体に残るものは、使った期間で考える

問題は備品のほうです。24人で120,000円の備品を買ったなら、1人5,000円。これを「出資」として扱うと、辞める人が出るたびに返金の議論が始まります。

そうならないように、購入時点で使用年数を決めてください。5年使う前提なら、年あたりの費用は24,000円。1人あたり年1,000円です。5,000円を払ったのではなく、5年分を前払いしたと考えます。

この考え方はキャンプのギアを償却で見るのと同じで、共有物の費用は持っている年数で割ると説明しやすくなります。実家の車や別荘のような長く持つものでも、固定費と変動費を分ける手順の前段にこの計算が入ります。

辞めた人に返すより、入る人から取る

1年で辞めた人は、4,000円ぶんを使い残しています。ここで返金すると、団体の現金が減ります。備品はまだ手元にあるのに、お金だけが出ていく。

現金を減らさずに公平を保つ方法があります。返す代わりに、新しく入る人から取るのです。

2年経った時点で、備品の残り価値は120,000円の5分の3で72,000円。会員24人で割ると1人3,000円です。この年に入会する人は、入会金として3,000円を払う。すでにいる人が積み上げてきた負担に、あとから合流する形になります。

返金と入会金は、どちらも同じ不公平を埋める仕組みですが、現金の向きが逆です。 返金は団体からお金が出ていき、入会金は入ってきます。続く団体なら、後者のほうが確実に回ります。月会費の設計と合わせて、入会時に一度だけ払うものとして案内してください。

発注の前に集める

最後に、いちばん単純で効く手順です。集金を発注より先にしてください。

まとめ買いは金額が大きくなります。誰か一人がカードで立て替えると、その人は数十万円を数週間背負います。しかも届いたあとで「やっぱり要らない」と言う人が出ると、立て替えた人の手元に在庫が残ります。

先に集めておけば、この二つは起きません。注文の締め切りを決めて、入金した人の分だけ発注する。Evereでプロジェクトを作って一人ずつ精算済みにしていけば、誰が払っていないかは発注前に分かります。

よくある質問

Q. 使用年数は何年にすればいいですか。 実際に壊れるまでの年数より、少し短めにしてください。長く設定すると1年あたりの負担は軽くなりますが、買い替えの時期に資金が足りなくなります。

Q. 備品が途中で壊れたら、入会金はどうなりますか。 残り価値がゼロになるので、入会金も取りません。買い替えのときに、その時点の会員で新しく分け直してください。

Q. 卒業生から回収した備品はどう扱いますか。 返ってきたものは団体の資産として、価値が残っていれば残存価値に足してください。ただし消耗しているものを無理に評価しないほうが、話は早く終わります。

Q. 入会金を払いたくないと言われました。 その年だけ免除しても構いませんが、記録には残してください。次の年に同じ話が出たとき、前例が残っていないと基準が消えます。